Любой, кто ведет бизнес, сталкивается с проблемой обеспечения того, чтобы сотрудники предпринимали правильные шаги для выполнения своей работы. Это особенно относится к компаниям, которые производят продукты или предоставляют услуги, правительственным учреждениям, которые должны обеспечивать соблюдение правил, и таким организациям, как больницы, которым поручено здоровье пациентов. Как эти проблемы связаны с тем, чтобы сотрудники выполняли правильные шаги? Они пишут процедуры качества, которые определяют роль каждого сотрудника в улучшении общей производительности.
Начните с понимания разницы между внутренним и внешним качеством. Внутреннее качество относится к попыткам компании улучшить свои внутренние операции, такие как улучшение управления и производительности сотрудников. Внешнее качество относится к усилиям компании по поддержанию высокого уровня удовлетворенности клиентов.
Сосредоточьтесь на написании процедур для улучшения внутреннего качества. Подчеркните, что все в компании - от вспомогательного персонала до руководителей высшего звена - должны принять участие. Однако помните, что если вы проявляете искреннюю заинтересованность в реакциях сотрудников на новые процедуры, вы, скорее всего, будете вдохновлять сотрудников на участие, что в конечном итоге повышает моральный дух.
Воспользуйтесь рекомендациями Международной организации по стандартизации (ISO), которая опубликовала руководства по стандартам качества для использования производителями и поставщиками услуг. Согласно Praxiom Research Group Limited, которая интерпретирует стандарты ISO для широкой публики, ISO 9004 предполагает, что компании «создают социокультурную среду, которая поддерживает улучшение». Это означает, что менеджеры должны уважать вспомогательный персонал, чтобы получить уважение в ответ, компания должна делитесь корпоративной информацией с сотрудниками, и руководители могут побуждать сотрудников работать лучше, подавая правильный пример.
Разработать систему для измерения улучшения в процессе качества. И снова ISO 9004 рекомендует компаниям научиться измерять удовлетворенность клиентов и профессиональное развитие сотрудников - основные компоненты общей системы управления качеством.
Подумайте о предложениях, сделанных GMP, мировым лидером в области надлежащей производственной практики, компаниям, которые хотят написать процедуры качества GMP предлагает менеджерам понять каждую работу, прежде чем писать процедуры для нее. Они должны перечислить ключевые шаги, которые сотрудники должны выполнять при выполнении своей конкретной работы.
Напишите качественные процедуры на повседневном языке. Согласно GMP, «Вы можете повысить удобочитаемость процедуры, используя короткие простые предложения».
Узнайте, как упаковать процедуры, чтобы сотрудники обращали на них внимание. Например, GMP предлагает вам предпринять дополнительные шаги для разработки привлекательных страниц, таблиц контента, индексов и привлекательных визуальных элементов.
Используйте изображения в ваших инструкциях или инструкциях по качеству. Изображения могут не только облегчить понимание ваших инструкций, но и могут быть использованы, чтобы подчеркнуть важные моменты или иным образом вызвать интерес сотрудников.
