Подача документов - это одна из тех важных работ, которые никто из нас не любит делать. При настройке новой системы регистрации вы захотите сделать ее так, чтобы вам было легко пользоваться. Некоторые люди любят настраивать свою систему по алфавиту, а некоторые по номерам. Другие устанавливают его по категориям, а затем по алфавиту. Выберите то, что работает для вас.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Шкаф
-
Манильские файлы с вкладками
-
Картонные разделители с вкладками
-
Маркер тонкой точки
Организуйте свои категории, такие как аренда или ипотека. Отложите файлы для вашего здания, коммунальные услуги и расходные материалы. Пройдите все ваши документы. Дайте каждому предмету категорию. Постарайтесь, чтобы ваши категории совпадали с категориями IRS, это будет проще в конце года.
Сделайте разделитель для каждой категории. Напишите на разделителе, что это за категория. Отложите их в сторону.
Оплачивая счет, напишите дату его оплаты в той части счета, которую вы храните, или в квитанции. Если вы используете чеки, укажите номер чека и сумму, оплаченную в квитанции. Если вы платите в электронном виде, напишите номер подтверждения и сумму, выплаченную на нем. Дата все ваши документы на дату, когда вы работали над этим, даже если это не счет. Примерами других документов могут быть банковские сверки, счета за заказы и счета, отправленные клиентам. Затем документируйте каждую квитанцию или часть документов в своей бухгалтерии. Quickbooks и Microsoft Money имеют отличные программы для бухгалтерии малого бизнеса.
Настройте манильскую папку для каждой отдельной части категории, которую вы перечислили в шаге 1. Например, категория - Утилиты, а папки - ABC Electric, CITY, водопровод и канализация, и интернет-соединения INT. Если у вашего бизнеса есть поставщики, настройте отдельные файлы для каждого поставщика. Настройте файлы для каждого из ваших клиентов. Пройдите по каждой категории и настройте все отдельные папки.
Настройте файл для каждого сотрудника. Поскольку в большинстве малых предприятий нет отделов по работе с персоналом, которые бы обслуживали сотрудников и вели их учет, вам потребуется как минимум простой файл с ними. Разместите свои платежные ведомости. Документируйте любое обучение, которое они прошли. Сохраните копии лицензий, если они необходимы. Вы также можете задокументировать любые споры, которые они могли иметь с вами. Запишите, о чем был спор и каков был результат.
Храните отдельный файл для квитанций, когда вы покупаете что-то для своего бизнеса. Сначала запишите их в свою бухгалтерскую книгу. Вы хотите затем поместить их в файл. Раз в месяц просматривайте файл квитанции и помещайте его в правильный файл и категорию. Вы можете скрепить квитанции за месяцы вместе и написать на них месяц. Даже если вы используете кредитную карту, это дополнительная документация, если вы должны быть проверены IRS.
Поместите разделители категорий в картотеку, расположив их по алфавиту. Разложите по буквам каждую из папок в этой категории. Поместите их позади разделителя. Пройдите через каждую категорию и зарегистрируйте их.
подсказки
-
Вы можете настроить любую систему регистрации, чтобы упростить ее использование. Пока вы можете быстро найти информацию, это хорошая система регистрации.
