Представьте себе: вы звоните поставщику, чтобы заказать некоторые виджеты, и отправляете им электронное письмо для подтверждения. Проблема в том, что они посылают вам пять дел вместо четырех и высылают вам более крупный счет, чем вы ожидали. Поскольку у вас нет ничего законного, чтобы привлечь этого продавца к ответственности, вам не о чем возвращаться. Вы могли бы разозлиться и угрожать отказать в оплате, но это может привести к беспорядку и разрушить ваши отношения. Что делать? В будущем вы можете рассмотреть возможность внедрения системы заказов на покупку. Заказы на поставку играют важную роль в контроле бизнес-покупок, помогая вам отслеживать заказы и управлять платежами за выполненную работу.
Что такое заказ на покупку?
Заказ на покупку является официальным подтверждением заказа товаров и услуг. Он действует как договор между бизнесом и его поставщиками, поэтому поставщик точно знает, что было заказано, а бизнес точно знает, какие продукты и услуги будут доставлены и к какой дате. Когда поставщик принимает заказ на покупку, он создает юридически обязывающий договор между двумя сторонами. Таким образом, вы никогда не застрянете с дополнительным набором виджетов, который вам не нужен, и поставщик защищен, потому что теперь у него есть юридическое подтверждение того, что товары и услуги были заказаны. Если вы не создадите заказ на покупку, у клиента не будет никакого обязательного заказа.
Как выглядят заказы на покупку?
Заказы на покупку очень похожи на счета. Разница лишь в том, что их создает покупатель, а не продавец. Как правило, заказ на покупку будет содержать следующую информацию:
- Информация о компании покупателя.
- Адрес доставки / выставления счета.
- Информация о компании поставщика.
- Детали заказа - товар, количество, цена и дата доставки.
- Дата заказа на покупку.
- Номер заказа
В отношении заказа также могут быть определенные условия, например, когда должен быть произведен платеж. Многие компании создают стандартизированный документ заказа на поставку с общей информацией, заполненной для обеспечения согласованности.
Что такое номер заказа на покупку?
Если в заказе на покупку есть одна вещь, которую вы должны включить, это номер заказа. Номер заказа на поставку - это уникальный ссылочный номер, который упрощает сопоставление поставок с покупками по прибытии. Их использование должно ускорить обработку вашего счета, потому что вы можете легко отслеживать, когда были произведены платежи по конкретным заказам. Это также сводит к минимуму риск неправильных платежей, поскольку вы не будете платить по счетам, у которых нет соответствующего ЗП.
Вот пример. Предположим, вам нужен новый набор картотек. Вы создаете заказ на поставку с размером, количеством и конкретными требованиями для шкафов и отправляете его производителю. Как только производитель утверждает заказ на поставку, он создает юридический договор между двумя сторонами. Производитель отправит вам шкафы и отправит счет на общую сумму, подлежащую оплате. Этот счет будет ссылаться на номер заказа. Поэтому, когда вы получаете счет-фактуру, вы можете сравнить его с заказом на покупку, чтобы убедиться, что оба документа совпадают. Если они это сделают, идти вперед и платить. Если они этого не делают, кто-то сделал ошибку, которую вам нужно расследовать.
Как вы интегрируете систему заказов на покупку в свой бизнес?
Если вы никогда ранее не пользовались заказами на покупку, вам было бы легко думать, что это так же просто, как настроить шаблон заказа на покупку в Microsoft Word или в вашем бухгалтерском программном обеспечении. Эти параметры отлично подходят для создания физического документа заказа на покупку, но есть некоторые дополнительные вещи, о которых нужно подумать, прежде чем интегрировать систему PO в свой бизнес:
Кто делает покупки?
Основной администратор заказа на покупку должен контролировать систему заказов на покупку. Это позволит централизовать ваши покупки и даст вам четкий отчет о том, сколько денег тратится. Как только заказ будет создан, администратор может сразу учесть стоимость в бюджете компании. По сути, вы начнете брать кредитные карты из рук генерального штаба.
Каков процесс подачи заявки?
Каждый процесс заказа на поставку начинается с заявки. Это запрос заказа на покупку, который сотрудники отправляют всякий раз, когда им нужно купить товары или услуги. Вам нужно будет создать стандартизированный шаблон заявки, который затем должны использовать все сотрудники. Многие малые предприятия позволяют своим сотрудникам просто отправить запрос по электронной почте менеджеру, который свяжется с администратором, чтобы выделить бюджет, получить одобрение на покупку и поднять необходимое ПО.
Добавление системы заявок гарантирует, что сотрудники должны получить централизованные большие пальцы перед покупкой, чтобы ничего не проскальзывало сквозь трещины. Вскоре у вас будет достаточно данных для отслеживания того, как сотрудники используют расходные материалы и выборочные схемы закупок, например, есть ли возможности для закупок со скидкой у поставщика?
Как вы будете регистрировать ПО?
Администраторы могут принять решение утвердить, отклонить или отметить заявку для дальнейшего обсуждения. После утверждения заявки администратор заказа на поставку должен присвоить заказу номер заказа на покупку - вы можете использовать любой алфавитно-цифровой код, который вам нравится, - и записать его в регистр заказа на поставку. Ведение реестра гарантирует, что вы постоянно отслеживаете покупки. Вы можете увидеть влияние заявки до того, как утвердите ее, и обновлять свой бюджет каждый раз, когда поднимается заказ. Это также ключевая часть аудиторских проверок, обеспечивающая отсутствие расхождений между поставками и выходами платежей.
Как вы будете управлять поставщиками?
Конечно, вам нужно сообщить своим поставщикам, что вы переходите на систему PO. Это так же просто, как связаться с вашими поставщиками и сообщить им, что вы отправите заказ на покупку, прежде чем платить за товар. Как доставить заказ на поставку поставщику, зависит от вас - чаще всего администратор отправляет его по электронной почте непосредственно получателю.
Как только продавец получит ваш заказ на покупку, он должен тщательно проверить его на наличие ошибок, прежде чем готовить товар к доставке. Многие крупные поставщики привыкли к закупкам с поддержкой заказа на поставку и имеют системы, которые будут помечать вашу учетную запись, если вы пытаетесь совершить покупку без заказа на покупку.
Как вы будете сверять платежи по счетам с реестром заказа?
Если вы ведете актуальный реестр заказов на поставку, то сверка счетов-фактур или выписок по кредитным картам с заказом на поставку не является особенно сложной или трудоемкой. Вы просто хотите пометить любую покупку, которая не была записана в ПО. Затем дело в обучении персонала для устранения любых лишних покупок в будущем.
Стоит ли автоматизировать процесс заказа на покупку?
Вместо того, чтобы делать что-то вручную, вы можете инвестировать в приобретение программного обеспечения для владельцев малого бизнеса. Эти системы могут автоматизировать ваши заявки и обычные утверждения и автоматически генерировать заказы, что делает все это намного менее сложным. Они также управляют вашими документами по закупкам из одного централизованного в одном месте, доступного из любого места, что упрощает управление заказами на покупку на ходу. Некоторые системы имеют другие полезные функции, такие как каталог поставщиков, чтобы сделать заявки на покупку проще и удобнее для ваших сотрудников.
Платформы настолько же широки, насколько и длинны, и есть много сайтов для обзора в Интернете, которые помогут вам сузить варианты. Как всегда, используйте демонстрации и бесплатные пробные периоды, чтобы быть уверенным, что приняли правильное решение перед покупкой.
