Заседания комитета играют важную роль в управлении как некоммерческим, так и коммерческим бизнесом. В то время как некоторые комитеты работают на неофициальной основе, при этом члены собираются по мере необходимости для выполнения конкретных задач, другие комитеты являются более формальными. Некоторые из них несут юридическую ответственность за такие вещи, как финансовый аудит, отбор руководителей, предложение акций, одобрение членства и контроль безопасности. Эти комитеты с большей вероятностью примут официальную структуру собраний, используя такие протоколы, как правила порядка Роберта или аналогичные правила.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Повестка дня
-
минут
Подготовьте и отправьте письменную повестку дня как минимум за неделю до заседания комитета. Каждому члену комитета нужно время, чтобы рассмотреть повестку дня и подготовиться к темам, которые будут обсуждаться во время встречи.
Позвоните на встречу, чтобы заказать вовремя. Обычно это делает председатель комитета. Секретарь примет протокол всех присутствующих на собрании. Призыв к собранию вовремя побуждает людей приходить вовремя и демонстрирует уважение ко всем членам комитета и их времени.
Раздайте копии повестки дня и любые отчеты, которые будут представлены во время встречи. Если комитет собирается на постоянной основе, распространяет копии протоколов предыдущего заседания. Предоставьте членам комитета время для просмотра протоколов, повестки дня и других отчетов. Спросите, есть ли какие-либо комментарии к протоколу предыдущего собрания, а затем спросите, есть ли предложение и секунда, чтобы принять протокол.
Следуйте порядку повестки дня, чтобы охватить каждый пункт во время встречи. Разрешить делать предложения, относящиеся к обсуждаемому пункту повестки дня. Признать каждого члена, который хочет говорить по ходу. Позвольте одному человеку говорить одновременно и дайте каждому возможность быть услышанным, если это возможно. Позвоните для голосования по предложению, когда обсуждение будет завершено. В некоторых случаях члены будут предлагать поправки, и председатель комитета потребует провести голосование по поправкам до подачи предложения.
Завершите собрание, когда повестка дня будет завершена или когда наступит запланированное время окончания собрания. Председатель комитета может отложить заседание без предложения, второго заседания или голосования. Секретарь регистрирует любое незавершенное дело, чтобы оно могло быть включено в повестку дня следующего собрания.
подсказки
-
Для большинства официальных заседаний комитета требуется наличие кворума членов, чтобы собрание было действительным. Устав организации будет определять, как достигается кворум. Обычно это минимум половина членов.
