Контрольный список внутреннего контроля для лиц, подписывающих чек, различается в разных организациях. Каждая компания должна определить разумный план управления рисками, чтобы исключить возможность нечестности и предотвратить мошенничество. Для некоторых объектов процесс начинается с заказа чеков и варьируется от хранения чеков до потребности в двух подписавшихся или специального утверждения для чеков, превышающих определенную сумму. Периодически пересматривайте правила, чтобы убедиться, что они охватывают лучшие практики.
Письменная политика
Изложите внутренние политики или средства контроля в письменном виде, в которых прописаны средства контроля организации для проверки от заказа и получения до фактического подписания. Средства разработки, состоящие из документов и записей, для записи всех чековых транзакций и событий. Убедитесь, что на объекте достаточно места для хранения, а компьютерные программы имеют достаточную безопасность авторизации.
Бланковый чек на складе
Во многих организациях есть физические лица или хранители, которые несут ответственность за хранение контрольного листа для незаполненного чека. Процесс может включать следующие шаги: запись даты доставки незаполненных чеков и указание последовательности полученных чеков. Введите недостающие контрольные номера в контрольном листе. Лицо, получающее партию незаполненных чеков, должно указывать дату и подпись для каждой отправки. Кроме того, запишите дату и последовательность неиспользованных проверок, возвращаемых в хранилище. Проверьте последний выпущенный чек; это гарантирует сохранение последовательности проверки.
Независимые проверки и противовесы
Независимые проверки и противовесы обеспечивают лучшую практику, когда дело доходит до внутреннего контроля для лиц, подписывающих чеки. Это включает обеспечение правильности сумм чеков, сверку правильных сумм, включая канцелярские чеки, сравнение активов с учётной отчетностью, компьютеризированный контроль. Кроме того, просмотрите управление бухгалтерскими отчетами, такими как отчеты о сальдо за прошедший период и другие автоматизированные отчеты.
Административные обзоры
Иногда организация может не практично разделять задачи; в этом случае администратор должен проводить регулярные проверки для обеспечения целостности процесса выписки чеков. Подпишите чеки только с соответствующей документацией и убедитесь, что лицо, подписывающее чеки, отправляет чеки по почте из офиса. По возможности, не возвращайте чеки лицу, которое ведет учет выплат наличными и кредиторской задолженности. В соответствии с политикой не выставляйте чеки, подлежащие оплате «Наличными».
Отдельные счета
Создайте как минимум два отдельных банковских счета для вашей компании. Внести все средства и квитанции на первый счет. Перечислите достаточно средств на второй счет, чтобы покрыть выписанные чеки. Член правления или другое назначенное лицо должно иметь разрешение на перевод средств на счет. Кроме того, создайте отдельную учетную запись для расчета заработной платы; Опять же, перечислите только сумму, необходимую для оплаты заработной платы.
Подписи
Некоторые доски могут потребовать две подписи на чеках. Однако получение двух подписей может быть обременительным и требовать предварительной проверки подписи. Если политика не работает для вашей организации, измените политику на требование одного подписавшего до определенной суммы в долларах. Кроме того, настройте прямой депозит для сотрудников и воспользуйтесь сторонней службой расчета заработной платы.
