Планирование успешного соглашения требует знания общих стратегических целей принимающей организации, прежде чем начинать работу по базовой логистике встреч. Используя свои стратегические цели, вы можете эффективно планировать, как привлечь желаемых посетителей, выбрать правильное место, выбрать лучших докладчиков и разработать наиболее привлекательные удобства и мероприятия.
Определите свои стратегические цели
Цели организации для конвенции не всегда совпадают с целями участника конвенции. Узнайте причины организации для проведения конвенции. Это может быть привлечение и удержание членов, получение прибыли, предоставление членам совета директоров и комитетов отпусков или организация рекламы в СМИ.
Установите свой тактический план
Когда вы знаете свои стратегические цели, поставьте свои тактические цели для их достижения. Это может включать в себя выбор семинаров и спикеров для привлечения участников определенного типа, проведение прибыльной торговой выставки, добавление мероприятий для супругов для повышения посещаемости, организацию социальных функций, таких как турнир по гольфу или речной круиз, проведение банкета наград или проведение ежегодного голосования членство. Ваш маркетинговый план должен включать в себя рекламу, связи с общественностью, рекламные стратегии и стратегии в социальных сетях для продвижения конвенции.
Планируйте бюджет
Определите финансовые цели организации для конвенции и проверьте свои цифры. Вы можете ограничиться определенным бюджетом, если соглашение является расходом. У организации может быть цель получения прибыли, или вам может быть разрешено тратить в зависимости от ожидаемого дохода. Создание прогнозов на основе оптимистичных и консервативных регистрационных и спонсорских доходов.
Обрисуйте свою повестку дня
Затем спланируйте свою программу мероприятий. Выберите дату, место и виды деятельности. У многих конвенций есть тема, которая объясняет общую цель мероприятия и помогает привлечь посетителей. Возможно, вам придется запросить информацию о датах и потенциальных местах от вашего форума или участников и провести посещения сайтов в нескольких местах, прежде чем выбрать один. Просмотрите информацию о предыдущих конвенциях, чтобы узнать о местах, посещаемости, финансовых показателях и отзывах участников и спонсоров. Создайте календарь, который начинается с регистрации участников и излагается расписание на каждый день.
Исследования логистических потребностей
Начните связываться с местами встречи, спикерами, поставщиками общественного питания, развлечениями, аудиовизуальными компаниями, типографиями и туристическими компаниями. Определите, как обращаться с маркетингом, регистрациями, спонсорством, бейджами, регистрациями, выставочными стендами, подарочными пакетами, книгами программ и страницами веб-сайтов. Отправляйте запросы на предложения для внешних поставщиков, таких как курорты, общественное питание, поля для гольфа и туристические агентства. Соберите желаемый список поставщиков и цены.
Написать предложение
Подготовьте документ, который показывает вашему совету или команде конвенции ваш план для конвенции. Включите ваше понимание целей организации и того, как вы планируете их достичь. Предоставьте программу мероприятия с подробным ежедневным расписанием. Представьте полный бюджет. Объясните, почему вы выбрали тему, место проведения, темы семинара, докладчиков и социальные мероприятия. Обоснуйте ваши прогнозы посещаемости, расходов и доходов на основе ваших исследований.
