Для любой организации празднование посвящения здания является кульминацией многих лет работы и планирования. Есть много способов запланировать это празднование. Наслаждайтесь креативным временем, решая, какие компоненты наиболее подходят для вашего мероприятия. Будет ли разрезание ленты? Как насчет завтрака? Вы хотите включить религиозный компонент? Многие из этих идей могут зависеть от вашего бюджета, но их стоит изучить. Как только у вас есть некоторые руководящие принципы, начните процесс планирования.
Установите дату за несколько месяцев. Согласуйте с вашим строительным подрядчиком предполагаемую дату завершения. Проверьте местные строительные нормы и правила - вам может потребоваться оформить свидетельство о месте проживания, прежде чем вы сможете на законных основаниях провести мероприятие в новом здании. Если вы планируете празднование в общине, проверьте календари других групп или учреждений, чтобы не перегружать даты начала.
Подготовьте список гостей за несколько месяцев. Сообщите приглашенным VIP-лицам о дате и сообщите им, что вы зарезервируете парковочные места и специальные места для них. Оцените количество присутствующих гостей. Внимательно посмотрите на свой список и вероятность присутствия людей. Как правило, чем больше список гостей, тем ниже процент посещаемости. Для списков из 500 и более гостей 25-процентная посещаемость является начальной оценкой. Рестораторы - это информированный ресурс для оценки количества гостей, которые будут присутствовать.
За несколько месяцев до этого приглашайте представителей духовенства и других ораторов, которые, как вы надеетесь, примут участие в службе.
Разошлите уведомления «сохранить дату» по почте всему списку гостей за два месяца.
Забронируйте и познакомьтесь с провайдером как можно раньше. Принимайте решения по планировке пространства, меню, оборудованию, парковке, цветочным композициям и обслуживающему персоналу.
Заказывайте аренду оборудования и услуг. Начните планировать встречи для каждого из них за несколько месяцев. Это может быть оборудование (стулья, столы, постельное белье, сцена, звуковая система и подиум), камердинер, флористы, музыканты, принтер и фотограф. Начните работать с любыми СМИ, которые могут освещать событие.
Приглашения по почте за три недели до мероприятия. Адрес, если это возможно.
Подтвердите с поставщиками услуг две недели заранее и перепроверьте все детали. Составьте подробное расписание мероприятий на день мероприятия и раздайте поставщикам услуг. Включите контактную информацию с номерами мобильных телефонов. Программы или заказы на обслуживание должны отправляться на принтер за две недели до мероприятия.
За день до мероприятия зарезервируйте парковку для VIP-персон, духовенства и общественного питания с дорожными конусами и зарезервированными парковочными знаками. Подберите программу / заказы на обслуживание с принтера. Получите пункты проката и начните настройку. Повторно свяжитесь с представителями СМИ и зарезервируйте для них парковку, если это необходимо.
В день мероприятия составьте план и полагайтесь на тех специалистов, которых вы наняли для выполнения своей работы.
подсказки
-
Проектируйте посвящение, чтобы соблюдать намерение здания. Например, ученики могут играть значимую роль в посвящении нового школьного здания, или гости могут быть приглашены бросать семена полевых цветов при посвящении в центр общественного сада. Если деньги на новое здание были пожертвованы, запланируйте частную вечеринку «подглядывания» для доноров в ночь перед посвящением.
