Контроль наличности в вашем бизнесе включает в себя тщательную бухгалтерию и безопасность. С другой стороны, по данным Администрации малого бизнеса США, операции с наличными меньше подвержены мошенничеству, сборам, периодам ожидания и ошибкам в оплате. С другой стороны, плохо контролируемые денежные средства могут привлечь больше внимания со стороны IRS и криминального искушения со стороны сотрудников и других лиц. Применение нескольких методов внутреннего денежного контроля может помочь минимизировать риски.
Проверка сотрудников
Контроль за наличными начинается с людей. Сотрудники, работающие с наличными деньгами или их эквивалентами, включая чеки и квитанции по кредитным картам, должны быть тщательно проверены. Проверка на наличие судимости, проверка на наркотики и проверка предыдущей работы могут быть частью процесса проверки. Согласно отчету журнала «Управление и маркетинговые исследования» о влиянии преступлений на бизнес: «Проверка данных также должна включать отчет о кредитной истории, поскольку некоторые сотрудники могут прибегать к растрате средств компании в случае финансового давления, связанного с наркоманией, прелюбодеянием, азартными играми или медицинскими расходами. кажутся непреодолимыми. ”
Документирование транзакций
Ведение квитанций кассовых операций позволяет вести точный учет и удовлетворяет требованиям IRS, создав то, что Министерство торговли США называет «бесспорным контрольным журналом». Нумерованные квитанции, состоящие из двух частей, являются идеальными, поскольку они позволяют вам предоставить одну копию квитанции вашему клиенту. и сохраните другую копию для ваших записей. Регулярный учет кассовых аппаратов может помочь обеспечить точность. Печать калькуляторов и чеков также может быть полезна при документировании кассовых операций.
Разделение обязанностей
Часть внутреннего контроля за денежными средствами возлагает ответственность за аудит кассовых операций на несколько человек. Собственные правила разделения Йельского университета предусматривают, что никто не должен нести единоличную ответственность за обработку первоначальных кассовых операций, ведение учета, сверку остатков, перевозку или внесение наличных денег и утверждение бухгалтерского учета. Согласно Йельскому университету, «когда эти функции не могут быть разделены, требуется детальный надзор за соответствующими действиями в качестве компенсирующей контрольной деятельности».
Обеспечение наличными
Установка видеокамер и использование сейфов для хранения наличных - это методы защиты наличных в местах совершения транзакций. Назначение одного сотрудника и одного руководителя для управления безопасностью вашего бизнеса или внесения банковских вкладов - это метод, который помогает защитить деньги до и во время их транзита. Сверка ежедневных кассовых чеков с записями о банковских депозитах и проведение ежемесячных проверок всей бухгалтерии вашей компании - это способы, которыми вы можете внимательно следить за внутренними кассовыми записями и предотвращать проблемы с IRS.
Совет IRS
Согласно IRS: «Если за 12-месячный период вы получите более 10 000 долларов наличными от одного покупателя в результате транзакции в вашей торговле или бизнесе, вы должны сообщить об этом в Службу внутренних доходов (IRS) и Сеть по борьбе с финансовыми преступлениями (FinCEN) в форме 8300 ». У компаний есть 15 дней с даты получения одной транзакции наличными в размере 10 000 долларов США или более, чтобы подать форму 8300 в IRS.
