Ваш менеджер попросил вас изучить рыночную тенденцию и подготовить отчет для вашего отдела, чтобы ваша компания смогла разработать стратегию увеличения доли рынка и прибыли. На этом этапе вы должны решить, какой тип отчета написать. Знание различий между официальными и неофициальными отчетами поможет вам выбрать правильный стиль.
Неофициальный отчет
Неофициальные отчеты, как правило, являются внутренними отчетами и могут передаваться другим сотрудникам отдела и его начальникам. Они также используются для отчетов, которые будут распространяться по всей компании. Они используют личные местоимения и сокращения. Хотя отчет может состоять из нескольких разделов, он обычно намного короче официального отчета. Содержание страницы не включено. Неофициальные отчеты могут даже быть отформатированы как памятка.
Неформальная структура
Ваше введение и заключение включены в основную часть отчета, и нет резюме. При необходимости включите очень короткие заголовки. Во введении кратко изложите проблему, что вы сделали и ваш окончательный вывод. У вас есть целевая аудитория, так что говорите с ними напрямую в вашей дискуссии. Изложите факты и не приукрашивайте детали, но убедитесь, что отчет понятен. Напомните читателю, каковы были ваши выводы. Ваш отчет будет выровнен по правому краю шрифтом от 10 до 12 пунктов. Включите ваши рекомендации и прогресс, достигнутый вами в решении проблемы. Будьте позитивны в отношении ожиданий и рекомендаций.
Официальный отчет
Если вы пишете отчет для высшего руководства или другой организации, вам потребуется официальный отчет. Официальные отчеты также используются для научных работ в высшем образовании. Официальные отчеты длиннее и хорошо изучены. Официальные сообщения являются безличными, редко используют личные местоимения и сокращения.Резюме расположены на отдельных страницах и обычно имеют более одного заголовка. Официальным отчетам также может предшествовать предложение. Включите страницу содержания, если ваш отчет содержит более пяти страниц. Может потребоваться сопроводительное письмо или памятная записка.
Формальная структура
Включите обложку, которая напоминает обложку книги. Аннотация кратко обобщает проблему, процесс исследования и окончательные выводы на одной странице или менее. Ваша титульная страница будет содержать заголовок отчета, лицо, составившее отчет, издателя и дату представления. Резюмируйте ваш первоначальный тезис или цель исследования и включите все детали, которые необходимы вашей аудитории, чтобы полностью понять вопрос. Включите оглавление и список таблиц и рисунков. Основная часть вашего отчета будет включать введение, обзор исследования и окончательные выводы и рекомендации. Завершите свой отчет благодарностями, списком ссылок, в которых вы разместили свое исследование, и любыми приложениями.
