Написание отчета о проекте может быть сложной задачей, если вы не начинаете с организационного плана. Отчеты проекта обычно содержат те же основные элементы, которые предоставляют читателям информацию о целях, плане, бюджете и результатах проекта. Используя несколько базовых приемов написания отчетов, вы можете создать эффективный проектный документ, который покажет вашим сверстникам, что вы организованы и способны предоставить важную информацию.
Определите, какой тип отчета о проекте вы будете писать. Общие отчеты по проекту включают предложения, рекомендации по объему работы, обновления статуса, анализ отклонений и окончательные обзоры и рекомендации. Это поможет вам предоставить точную информацию, которую хотят члены вашей команды, руководитель или другие заинтересованные стороны.
Напишите план для вашего отчета. Включите титульную страницу, страницу содержания, резюме, основной текст и приложение. Решите, к каким категориям информации вы будете обращаться. В зависимости от типа отчета, который вы пишете, они могут включать цели, методологию проекта, персонал, необходимые ресурсы, продолжительность, контрольные показатели успеха, бюджет, отклонения, конечные результаты, сроки, результаты и рекомендации.
Соберите информацию, необходимую для заполнения каждого раздела. Это может потребовать проведения интервью с людьми, запрашивающими проект, сотрудниками, работающими над проектом, и заинтересованными сторонами, которые являются целью проекта, такими как клиенты, внутренние сотрудники или поставщики и поставщики. Получите исторические данные, такие как предыдущие объемы продаж, бюджеты, уровни участия и демографические данные.
Напишите первый проект краткого резюме, представляющего собой краткий обзор отчета. Это должно включать причину, по которой читатель получает отчет, основные моменты отчета и рекомендации. Не включайте более тонкие детали в резюме, которое часто представляет собой полстраничный обзор. Предоставьте подробную информацию и поддержку в основной части отчета по проекту.
Напишите каждый раздел отчета, используя ваши данные и интервью. Организуйте разделы, используя логический порядок. Например, не начинайте с бюджета, пока не объясните компоненты, необходимые для проекта. Это позволит вам избежать необходимости объяснять каждый расход и зачем он нужен дважды. Не перечисляйте имена сотрудников, работающих над проектом, пока вы не перечислили компоненты проекта. Для раздела отклонений включите исходные исключенные результаты, а затем фактические результаты.
Завершите отчет кратким изложением и рекомендациями, основанными на ваших выводах. Используйте данные, чтобы поддержать ваши выводы и рекомендации. Направьте читателей в приложение к вашей статье, в котором будет содержаться подробная информация о поддержке, такая как подробные описания, графики, диаграммы и другие технические данные.
Просмотрите свое исполнительное резюме, чтобы определить, следует ли изменить какое-либо из ваших первоначальных суммирований на основе информации, которую вы обнаружили при написании своего отчета. Напишите окончательный вариант исполнительного резюме.
Скомпилируйте информацию в своем приложении и разместите ее в том порядке, в котором она отображается в вашем отчете. Вернитесь к своему отчету и включите сноски или номера страниц, чтобы направить читателей к информации в приложении.
