Специальный отчет - это онлайн-запрос, который отправляется в базу данных. Пользователь вводит запрос в компьютер для создания специального отчета, который может быть таким же простым, как запрос списка счетов за определенный месяц. База данных генерирует результаты, которые зависят от запроса отчета. Создание специального отчета зависит от используемой системы баз данных.
Запустите базу данных на вашем компьютере. Дважды щелкните значок на рабочем столе, чтобы открыть базу данных.
Определите, каков ваш запрос. Это определит, как отправить ваш запрос. Когда вы открываете базу данных, вам могут быть предоставлены несколько вариантов выбора, например, имена членов вашей организации, если вы хотите составить список их адресов и контактную информацию, или, возможно, вы хотите составить список счета, которые будут отправлены по почте. В зависимости от запроса, который вы хотите сделать, выберите раздел, который лучше всего подходит для этого запроса.
Установите флажки, чтобы указать ваш запрос. Если вы выбрали категорию счета в вашей базе данных, у вас могут быть такие опции, как месяц, год, день, тип счета или услуги. Установите флажки, которые применяются, чтобы помочь вам сузить свой запрос и получить информацию, которую вы конкретно ищете. Тщательно просмотрите параметры базы данных, чтобы убедиться, что вы в полной мере используете параметры запроса.
Найдите в базе данных кнопку «Создать специальный отчет» и нажмите ее. Когда вы нажимаете кнопку «Создать специальный отчет», вам могут быть предложены дополнительные параметры в зависимости от возможностей вашей базы данных. Например, вы можете указать тип информации, которую вы хотите включить в специальный отчет. Если вы создаете список участников в своей организации или создаете метки адресов, вы можете выбрать такие разделы, как имя, должность, почтовый адрес, номер телефона, статус участника и адрес электронной почты. То, что вы выбираете, зависит от цели вашего специального отчета.
Нажмите «ОК» или «Создать Ad Hoc», чтобы отправить запрос, в зависимости от базы данных, которую вы используете. База данных сгенерирует электронную таблицу или другой файл, содержащий информацию для запрошенного вами запроса.
