Правильное документирование протоколов встречи требует большой организации и внимания к деталям. Поскольку протоколы заседаний часто становятся юридическими документами, важно точно подвести итоги обсуждения. Сделайте резервную копию и сохраните ее в надежном месте, а также раздайте дополнительные копии соответствующим сторонам. С практикой становится намного проще точно и кратко документировать протоколы заседаний.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Ноутбук
-
Программное обеспечение для обработки текстов
-
Повестка дня встречи
-
Копия правил порядка Роберта
Документирование протокола встречи
Приходите пораньше, чтобы настроить ноутбук и быть готовым к работе. Обратите внимание на дату, время, место и список участников. Запишите как можно больше обсуждений на встрече для вашей скорости набора текста. Не беспокойтесь об орфографических или грамматических ошибках. Если вы пропустите важный шаг, такой как прохождение движения или элемента действия, можно попросить участников совещания уточнить формулировку. Время от времени сохраняйте документ, чтобы предотвратить потерю данных.
Отредактируйте протокол встречи как можно скорее после встречи, когда ваша память о дискуссии еще свежа. Исправьте любые орфографические или грамматические ошибки и убедитесь, что форматирование соответствует всему документу. Вставьте «черновой» водяной знак, чтобы уведомить читателей, что протокол еще не утвержден и не стал официальным. Сохраните файл, используя имя файла, которое позже легко идентифицировать и отличить, например, «StrataCouncilMinutesDe December5».
Отправьте протокол председателю собрания или другому лицу, назначенному для просмотра обсуждения. Снова измените минуты, основываясь на полученных вами отзывах. При редактировании будьте осторожны, чтобы сохранить целостность минут. Не добавляйте обсуждения, которые не произошли, или удаляйте обсуждения, которые произошли. Сохраните файл еще раз.
Сохраняйте «черновой» водяной знак в документе, пока протокол не получит официального одобрения. Это обычно происходит на последующих заседаниях того же комитета.
Как только комитет утвердит протокол, удалите водяной знак «Черновик» и снова сохраните файл. При необходимости раздайте утвержденные протоколы членам комитета.
подсказки
-
Приготовьте копию Правил порядка Роберта (или любое другое руководство, которое использует ваш комитет) для использования в качестве справочного материала во время собрания. Это может помочь вам правильно записать протокол заседания.
Некоторые люди по-прежнему предпочитают сначала документировать протоколы заседаний, а затем вводить примечания. Этот метод может работать так же хорошо, как и занятое минуты, используя ноутбук. Это зависит от ваших личных предпочтений.
Для очень важных встреч, рассмотрите использование магнитофона, чтобы сделать аудиозапись слушаний.
