Оптимизация процесса закупок требует создания определенных шагов закупок, чтобы минимизировать время между тем, когда человек запрашивает товар и когда он его получает. Основываясь на текущем процессе закупок, вы можете оптимизировать свою систему, изменив круг участников, предоставив больше полномочий для закупок и установив определенные политики поставщиков.
Выявить недостатки
Первым шагом в оптимизации процесса закупок является определение того, почему вы хотите это сделать. Вы можете перерасходовать. Ваши сотрудники могут быть менее продуктивными, потому что им приходится ждать нужного им оборудования. Ваши клиенты могут быть недовольны, потому что вы не можете получить материалы достаточно быстро, чтобы выполнить заказы. Ваши формы или даже отсутствие эффективных документов могут стать причиной узких мест. После того, как вы узнаете, в чем заключаются ваши проблемы с покупками, вы можете изучить процесс, чтобы определить причину проблемы.
Централизовать или децентрализовать
Один из способов упростить процесс покупки - это централизовать его с одним человеком или отделом. Вместо того чтобы попросить сотрудника перейти к ее руководителю отдела, который затем обращается к главному операционному директору, который затем обращается к финансовому менеджеру, разрешает сотрудникам отправлять запросы непосредственно одному агенту по закупкам. Это может сократить время, необходимое для одобрения покупок, потому что один человек несет ответственность за сроки.
Если у вас уже есть этот тип централизованного процесса покупки, это может быть вашей проблемой. Это может произойти, когда агент по закупкам перегружен запросами, которые он должен исследовать. Если дело обстоит именно так, подумайте о том, чтобы сначала руководители отделов одобрили закупки, которые они затем передали в финансовый отдел. Чтобы максимально эффективно использовать систему такого типа, создайте дату «до» для всех ваших форм, чтобы все участники знали, когда должен быть выполнен заказ, и знали, что они будут нести ответственность.
Увеличить полномочия по закупкам
Еще один метод оптимизации закупок заключается в том, чтобы дать больше сотрудников полномочия совершать покупки. Это может привести к перерасходу средств, если вы не установите конкретные параметры, например, какие товары и услуги может приобрести конкретный сотрудник, ограничение количества покупок, которые он может совершить, и поставщиков, которых он может использовать. Подумайте о том, чтобы предоставить сотрудникам полномочия делать небольшие покупки, особенно обычные, которые обычно одобряются, например, канцелярские товары. Если вы можете контролировать использование кредитной карты компании отдельными сотрудниками, выдавайте карты сотрудникам, имеющим полномочия на закупки, что позволяет им совершать онлайн-покупки, обычные покупки или покупки по телефону, не запрашивая чек или покупку кредитной карты в бухгалтерии. Создайте строгие правила компании для использования кредитных карт компании.
Предварительно одобрить поставщиков
Если сотрудникам необходимо исследовать и подтверждать поставщиков каждый раз, когда они совершают покупку, создайте список утвержденных поставщиков, которых они могут использовать. Это помогает вам работать с известными вам поставщиками и может создавать массовые закупки, которые могут привести к скидкам поставщиков. Настройте систему закупок с утвержденными поставщиками, чтобы им не приходилось создавать отчет о кредитоспособности каждый раз, когда сотрудник совершает покупку. Предоставьте поставщикам список сотрудников, которые могут совершать покупки, или используйте код компании, который вы указали для выбора сотрудников. Форма запроса или шаблон предложения, которые ваши сотрудники могут использовать, когда им нужно получить несколько заявок на работу, упростят процесс, устраняя необходимость в сотрудниках для создания тендерных документов.
Улучшить планирование покупок
Если вы заранее знаете, что вам необходимо приобрести определенные товары и материалы, запланируйте эти покупки в медленное время в вашей компании, заблаговременно. Это может помочь уменьшить количество покупок, теряющихся в море документов, требующих запросов на уровне отделов и ускоренных запросов. Попросите руководителей вашего отдела ежеквартально отправлять запросы на покупку, включая даты доставки, и попросите агента по закупкам создать календарь для совершения покупок.
