Упорядочение политик и процедур в условиях компании может быть сложным процессом. Независимо от того, является ли компания производственным предприятием или просто небольшим офисом, она значительно выиграет от оптимизации всех политик и процедур, в которых участвует компания. Этому проекту сложно управлять одним человеком в больших масштабах. Поскольку этот процесс требует изучения всех уровней компании, может пройти несколько лет, прежде чем задача будет полностью выполнена.
Изучите все политики и процедуры, которые применяются в вашей компании или в компании, в которой вы работаете. Потратьте несколько дней, чтобы наблюдать за каждым отделом компании и за тем, какие политики и процедуры они выполняют каждый день.
Обратите внимание на любые процедуры и политики, которые являются избыточными или замедляют производительность сотрудников. Узнайте, сколько времени требуется, чтобы получить разрешение на выполнение задач, а также любые лицензии, нотариусы или разрешения от судов.
Оцените каждую политику и процедуру на предмет экономической эффективности, эффективности и необходимости.
Создайте новый план политики и процедур, который исключает ненужные административные задачи, согласования или оформление документов. Например, сотрудники могут вводить данные в электронную таблицу и отправлять их по электронной почте, а не распечатывать на бумажном носителе.
Примите к сведению любые дублирующие процессы, которые происходят в компании, такие как проверка проекта несколькими разными людьми. Устраните как можно больше повторяющихся шагов. Например, проекту, который рассматривается несколькими людьми, может потребоваться только один квалифицированный обзор.
Спросите сотрудников, менеджеров и даже внешних партнеров, которые работают с компанией, что они изменит в политике и процедурах этой компании. Это может выявить множество ошибочных политик и помочь сделать компанию удовлетворенной на всех уровнях.
Найдите самый быстрый и простой способ выполнения задач, наблюдая, как несколько сотрудников выполняют одну и ту же задачу. Как только вы найдете идеальный способ выполнения этой задачи, обучите всех других сотрудников выполнять задачу таким образом.
Ремонт и модернизация всего оборудования, техники и компьютеров в компании. Это сократит непроизводительное время и поможет ускорить окончательный процесс.
Проверьте все руководства и учебные документы. Упрощение всех языков и сокращение всех ненужных частей руководства, чтобы обеспечить четкий и краткий стандарт для выполнения задач.
Соберите все данные, затем создайте предложение по устранению ненужных политик и процедур. Представьте данные владельцам компании, чтобы они могли определить, какие изменения необходимо внедрить.
