Многие предприятия, не основанные на наличных деньгах, несут дебиторскую задолженность в своих книгах. Это суммы, которые клиенты должны фирме и обычно отражаются как доходы в отчете о прибылях и убытках. Этот процесс может быть сложным, и часто получают деньги, которые не могут быть легко применены к счету клиента. Процедуры в этой области определяют методы, чтобы сделать эту работу более упорядоченной и менее трудоемкой.
Процедура 1: Депозитные средства
Внесите все чеки и полученные денежные средства, даже если они не могут быть идентифицированы с клиентами в системе дебиторской задолженности. Быстро обрабатывайте платежи по кредитным картам. Вы можете сделать запись в депозите о неопознанном чеке, чтобы документировать ситуацию. Копии депозитных бланков обычно доступны онлайн, но не депозитные позиции. Сделайте копии предметов, которые не могут быть сразу идентифицированы, и подайте их по дате получения.
Процедура 2: Исследование
Подберите файл с самыми старыми предметами и поработайте с ними первыми. Попробуйте найти похожие имена в системе; имя клиента могло быть написано с ошибкой. Вы можете выполнить поиск по всем открытым счетам, которые соответствуют сумме платежа или другой конкретной детали об оплате. В некоторых бухгалтериях есть файлы по неопознанным позициям, которые были разрешены, поэтому, если вы получите еще один чек от того же клиента, вам не придется тратить время на проблемы с идентификацией.
Процедура 3: Связаться с отделом продаж
Свяжитесь с сотрудниками отдела продаж и узнайте о платежах, которые не могут быть сопоставлены в системе. Поскольку дебиторская задолженность исходит от отдела продаж, продавцы, скорее всего, запомнят распродажу и смогут предоставить вам некоторую полезную информацию.Деньги могут быть использованы для авансового платежа при продаже, еще не признанной, и, если это так, отдел продаж должен создать дебиторскую задолженность в системе. Если вы обнаружите, что средства были получены для продажи, не связанной с отделом продаж, сообщите об этом соответствующему отделу и менеджеру по бухгалтерии.
Процедура 4: Конкретная учетная запись
Создайте конкретную учетную запись главной книги, которая будет использоваться для неопознанной дебиторской задолженности. Этот аккаунт часто создается как пассив с кредитным балансом. Когда вы получаете неизвестный платеж, вы дебетуете наличные и зачисляете на счет неопознанной дебиторской задолженности. После того, как вы определили, к какому клиенту следует применить деньги, вы можете отменить запись в журнале и ввести данные в модуль дебиторской задолженности. Кроме того, вы можете использовать кредитовое авизо для зачисления дебиторской задолженности и обнуления обязательства.
Процедура 5: Связаться с клиентом
Если дебиторская задолженность не может быть найдена в отделе продаж, следующим шагом будет связаться с клиентом и попытаться получить подробную информацию о продажах. Иногда владелец малого бизнеса может использовать свое собственное имя для продажи, но платит бизнес-чеком, который не может быть сопоставлен ни с одним аккаунтом. Если номер телефона не указан на чеке, вам может потребоваться использовать Интернет для поиска контактной информации. При разговоре с клиентом обязательно имейте при себе чек или копию чека, чтобы вы могли предоставить как можно больше информации.
Процедура 6: Новая дебиторская задолженность
Если по истечении определенного времени вы все еще не можете найти клиента в своей системе, попросите у контроллера разрешение на создание новой дебиторской задолженности в системе, добавьте примечание о ситуации и примените проверку к этой новой учетной записи. В зависимости от суммы чека не стоит тратить больше часа или около того, пытаясь перевести средства на соответствующий счет. Если у вас слишком много таких предметов, обратитесь к персоналу отдела продаж, чтобы определить причину этой проблемы и попытаться исправить ее.
