Протокол встречи - это запись всей важной обсуждаемой информации и любых решений, принятых в ходе деловой встречи. Обычно назначенный ведущий записывает встречу на бумаге или на ноутбуке. Протоколы собрания гарантируют, что ничего значимого на собрании не было забыто, и предотвращают любые разногласия в будущем относительно того, что говорили участники. Протокол встречи также полезен для людей, которые не смогли присутствовать на встрече. Убедитесь, что вы записали все правильно, следуя рекомендациям нескольких минут встречи.
Соберите информацию от принимающей стороны, такую как имена всех присутствующих, цель собрания и повестка дня собрания, до его начала. Это поможет вам следовать в обсуждении. Вы можете сконцентрироваться на том, чтобы уделять больше времени, если вы не являетесь основным участником встречи. Подтвердите свою роль с хостом, если вы не уверены.
Слушайте внимательно, как только начинается встреча. Избегайте отвлекающих факторов, таких как мобильные телефоны, или, если вы взяли с собой ноутбук, проверяете свою электронную почту или просматриваете Интернет. Сосредоточьтесь на обсуждении под рукой.
Запишите только основные моменты. Записывать каждую деталь невозможно и не нужно. Решите, что важно, учитывая цель встречи. Запишите любые высказанные мнения или предложения, о несогласных с ними вопросах и принятых решениях.
Перефразировать, когда это возможно. Написание заявления дословно не является обязательным и занимает слишком много времени. Перефразирование показывает, что вы поняли, что обсуждают участники.
Пронумеруйте свои страницы, если пишете ручкой и бумагой, чтобы не перепутать бумаги.
Задавайте вопросы, когда это необходимо. Не бойтесь сделать паузу или задержать встречу, если вам нужно проверить, что кто-то сказал.
Задавайте вопросы сразу после встречи, пока информация еще свежа в ваших мыслях, если вам нужно выяснить проблему, слишком сложную, чтобы поднять ее во время встречи.
Пишите максимально объективно. Как минутный собеседник, ваша роль состоит не в том, чтобы высказать свое мнение или обсудить цензуру, а в том, чтобы беспристрастно суммировать сказанное.
Проверьте свои заметки на орфографию, пунктуацию и ясность при рассмотрении их позже. Напечатайте хорошую копию, прежде чем раздавать протоколы нужным людям.
