Письмо на случай непредвиденных обстоятельств включает планы и процедуры, которым будет следовать отдел бизнеса, если что-то случится, что может повлиять на деятельность компании как положительно, так и отрицательно. В письме будет объяснено, как реагировать на пожар или потерю данных - или на неожиданную удачу, такую как большой заказ. В то время как комплексный план действий в чрезвычайных ситуациях для всего бизнеса может охватывать множество отделов, в письме о непредвиденных обстоятельствах основное внимание уделяется проблемам, с которыми может столкнуться отдельный отдел, и намечается план действий по решению этих проблем.
Процессы и задачи
Каждый руководитель отдела должен подготовить письмо на случай непредвиденных обстоятельств с подробным описанием бизнес-процессов, которые он выполняет, и задач, которые он контролирует. Это письмо должно включать все, что делает департамент, каждого человека, с которым оно общается, какие результаты оно предоставляет и когда оно представляет результаты. Например, в письме о непредвиденных обстоятельствах для бухгалтерии должно быть показано, как бухгалтерия связывается с отделом продаж для записи дебиторской задолженности, а также способы ее связи с отделом закупок для отслеживания кредиторской задолженности, а также то, как департамент представляет ежемесячные отчеты о доходах и ежеквартально. налоговая декларация.
Очки неудачи
Письмо на случай непредвиденных обстоятельств должно включать точки отказа в каждом процессе. Это события, которые могут нарушить завершение процесса или задачи. Точки сбоев могут варьироваться от стихийных бедствий до катастрофической потери данных до простых недоразумений между коллегами. Письмо на случай непредвиденных обстоятельств, в котором описываются точки сбоя бухгалтерии, может включать в себя упущение выставленных за неделю счетов-фактур или сбой жесткого диска, который уничтожает важные финансовые отчеты.
Вероятность и влияние
В следующей части письма о непредвиденных обстоятельствах подробно описывается вероятность возникновения точек отказа и влияние, которое такие точки отказа могут оказать на операции. Письмо может показать, как некоторые точки отказа имеют высокую вероятность, но представляют минимальную угрозу, в то время как другие точки отказа могут быть крайне маловероятными, но приводят к разрушительным последствиям. Письмо на случай непредвиденных обстоятельств для автоматизированной системы ведения бухгалтерского учета может показывать низкую вероятность того, что компания не сможет своевременно обновлять записи, но это письмо также может показать, как сбой в этой системе может оказать серьезное влияние на работу отдела.
План действий в чрезвычайных ситуациях
Письмо на случай непредвиденных обстоятельств будет содержать план действий, в котором изложены действия, которые предпримет отдел, если возникнет точка отказа, чтобы отдел мог обойти точку отказа, выполняя необходимую задачу. Хотя действия, изложенные в письме на случай непредвиденных обстоятельств, могут быть не самыми эффективными или удобными методами выполнения задачи, они выполняют свою работу. План действий в аварийном письме бухгалтерии может включать в себя шаги по использованию бумажных книг и калькулятора в случае потери данных с разбитого жесткого диска.
