Согласно веб-сайту businessdirectory.com, политики - это правила, принципы и руководящие принципы, которые руководство организации использует для достижения своих долгосрочных целей. Они формируют все важные решения и действия. Процедуры - это шаги, которые сотрудники выполняют в повседневной работе, чтобы убедиться, что их действия отражают и поддерживают существующие политики. При правильном соблюдении хорошо написанные политики и процедуры способствуют повышению эффективности, действенности и последовательности, одновременно поддерживая философию или «видение» организации.
Сверху вниз руководство
Политики определяют и обеспечивают руководство о том, как достичь целей, стратегий и задач бизнеса, согласно AME Info, веб-сайту о деловой информации Ближнего Востока. «Политики определяют ключевые действия и обеспечивают общую стратегию для лиц, принимающих решения, о том, как решать проблемы по мере их возникновения», - добавляет AME. Политики описывают приемлемые и неприемлемые варианты и поведение и устанавливают контекст и границы, в которых следует разрабатывать процедуры. Например, политика недискриминации в отношении любого соискателя по признаку расы, пола, возраста или страны происхождения помогает отделу кадров разработать процедуры, обеспечивающие равное обращение со всеми кандидатами.
Инструмент управления
Процедуры объясняют рабочие обязанности сотрудников и указывают объем их обязанностей. Это руководство помогает сотрудникам не вмешиваться друг в друга и не переступать через свои позиции, что может привести к ошибкам и недопониманию. Они также представляют собой набор инструкций, которым следуют сотрудники, чтобы гарантировать, что они выполняют конкретные задачи тщательно и последовательно. Следование хорошо написанному набору процедур помогает сотрудникам изучать и выполнять многие или все аспекты своей работы независимо друг от друга, снижая необходимость частого вмешательства или микроуправления для менеджеров. Примером процедур могут служить действия, предпринимаемые сотрудником для организации ремонта сломанной машины. Сюда могут входить: организация экспертной оценки ущерба, получение разрешения на покупку необходимых деталей и рабочей силы, определение подходящего поставщика и координация оплаты за предоставленные продукты или услуги.
консистенция
Установленные политики и процедуры гарантируют, что методы ведения бизнеса в организации не изменяются и не ухудшаются со временем, даже если увольняются ключевые руководители или другие сотрудники. Они предназначены для организации и работы, а не для конкретного сотрудника. Следуя им, даже самый новый сотрудник может быстро узнать о том, как работает организация и почему, что ожидается от любого человека на этой должности, и что влечет за собой работа. Но менеджеры должны периодически пересматривать и обновлять политики и процедуры, чтобы отразить преднамеренные организационные изменения, говорит Джин Левин, консультант по управлению бизнесом, на веб-сайте Gene Levine Associates.
подотчетность
По словам Левина, наличие хорошо разработанных политик и процедур может помочь компании опровергнуть утверждения о правовых или нормативных нарушениях, которые сотрудники или клиенты могут предъявлять им. Они служат доказательством намерения, но, конечно, должны сопровождаться реальными усилиями по соблюдению федеральных, государственных и местных правил. Менеджеры, которые настаивают и проверяют соблюдение законов и нормативных актов в масштабах всей организации, могут, например, помочь предотвратить принудительные действия со стороны Администрации по охране труда, Министерства труда, Комиссии по обеспечению равных возможностей в сфере занятости, Службы внутренних доходов или местных департаментов здравоохранения. Это также может помочь избежать судебных исков.
