Для некоторых людей трудно сломать старые привычки или выучить новые. Это может быть сложной задачей на рабочем месте, если сотрудники выполняют одну и ту же процедуру в течение длительного времени и им неудобно то, что они считают нарушением - или даже угрозой - безопасности работы. Их готовность адаптироваться к изменениям во многом зависит от того, как изменения представлены им в письменной политике и процедурах.
Определение необходимости изменений
Популярная аксиома предполагает, что если что-то не сломано, оно не нуждается в исправлении. Однако на рабочем месте застойная среда, которая цепляется за старый способ ведения дел «просто потому, что» отстанет от конкурентов, если не будет в курсе идей, тенденций и технологических достижений, которые могли бы помочь ему работать лучше. К ним относятся такие факторы, как современное оборудование, слияние, аутсорсинг и даже сокращение персонала для лучшего управления ресурсами. Прежде чем предлагать новые политики и процедуры, важно оценить, как они прямо или косвенно пойдут на пользу компании, сколько времени потребуется, чтобы полностью интегрировать их в существующие операции и образ мышления, сколько будут стоить предлагаемые изменения и каковы будут последствия, если компания вообще ничего не делает.
Актуальность и участие
Людям любого возраста обычно не нравится, когда им говорят, что делать, особенно если они думают, что им приказывают что-то делать без уважительной причины. Кроме того, если их мнения по этому вопросу не были запрошены заранее, существует большая вероятность того, что они окажут сопротивление, потому что они думают, что власти, будь то родители, супруги или начальство, не уважают их. Если, например, вы хотите, чтобы ваши сотрудники фронт-офиса начали посещать спонсируемые компанией уроки испанского языка, они должны увидеть связь между этим новым набором навыков и их взаимодействием с испаноязычной клиентурой, которая впоследствии будет генерировать больше бизнеса, увеличивать прибыль компании и в результате повышения, бонусы и более высокие комиссии. Несмотря на то, что не всегда практично или целесообразно ставить каждое новое правило на голосование в комитете, получение отзывов и идей сотрудников на постоянной основе позволяет руководителям предвидеть реакцию своих работников на переходные политики и процедуры.
Доставка сообщения
Независимо от того, вводите ли вы новую политику в отношении безопасности офиса или предоставляете учебные материалы о том, как работать с новым оборудованием, вам нужно не только решить, как информация будет упакована и распространена, но и как будет измеряться ее эффективность. Например, если это изменение политики, вам нужно решить, будет ли оно в формате памятки, сообщаться по электронной почте или получать доступ с внутреннего веб-сайта, который сотрудники регулярно проверяют на наличие обновлений и объявлений компании. Метод, который вы выберете, зависит от размера офиса, срочности проблемы и способности работников брать на себя ответственность. Если это процедурный документ, вам нужно решить, будет ли это только текст, текст с графикой или текст с фотографиями. Подход, который вы выберете, будет основан на сложности задания и материала, а также на интеллекте целевых читателей. Измерение успеха новой политики или процедуры будет количественным или качественным на основе квартальных приращений. Новое правило также может быть опробовано в рамках пилотной программы или разбито на более мелкие сегменты, чтобы постепенно облегчить рабочим другой режим, в отличие от радикальных изменений, которые происходят в одночасье. Пример. Переход к «безбумажному офису» начнется с того, что работники научатся работать со сканирующим оборудованием, уменьшая количество копий, которые физически хранятся, а затем полностью исключая картотеки.
последствия
Когда вы объявляете новую политику отмены «Случайной пятницы», чтобы улучшить имидж компании, вы ожидаете, что сотрудники будут выглядеть более профессионально в следующую пятницу, когда вы их увидите. Однако если они все еще одеваются небрежно, то это либо результат их простого забывания о вступлении в силу новой политики (иногда кривая обучения может быть медленной), либо умышленное решение с их стороны игнорировать ее. Если в вашей письменной политике не будет упоминания о том, как будет применяться новое правило, трудно будет заставить кого-либо отнестись к нему серьезно. При составлении раздела, относящегося к последствиям, важно, чтобы вы проверили язык с представителем отдела кадров и / или адвокатом, чтобы убедиться, что (1) дисциплина соответствует, (2) дисциплина соответствует законам профсоюзов, (3) язык ясен и легок для понимания и (4) дисциплина разумна и не нарушит ход работы. Например, сотрудник может быть рад прочитать, что «любой, кто нарушит пятничный дресс-код, будет немедленно отправлен домой, чтобы переодеться» (особенно если в любом случае он хотел уйти с работы на час или два).
