При создании новой организации, создании команды или определении проекта важно знать, какова цель и сфера охвата. Документ, используемый для разъяснения этого, называется уставным документом.
Что такое уставный документ?
Устав - это официальный документ, который похож на дорожную карту того, для чего организация, команда или проект предназначена и чего она должна достичь. Он включает в себя информацию о том, кто участвует, каковы цели, кто имеет полномочия и над чем и кем, и если после его завершения у группы или проекта есть жизненный цикл.
Историческое упражнение
Уставные документы существуют со времен средневековья. Великая хартия вольностей, датируемая 1215 годом, прояснила роль короля Англии при установлении прав для баронов, других владельцев собственности и Церкви.
На протяжении всей истории хартии были ценными документами, в которых излагались организационные и проектные права, а также то, что необходимо было выполнить. От уставных компаний, наделенных королевскими полномочиями, когда они намеревались открыть новый мир, до документов, диктующих колониальные права, вчерашние уставы схожи по структуре с сегодняшними организационными документами.
Что такое Устав проекта?
Устав проекта не просто определяет амбиции и игроков в проекте; это защищает команду от страшного «сползания», в результате которого многие проекты становятся неуправляемыми.
Устав составляется до плана проекта; это детализирует цели и задачи проекта. Он также включает в себя историю проекта, объясняя его цель и то, что он должен выполнить. В уставе описываются масштабы проекта и указываются конечные результаты, задачи, за которые отвечает команда, и задачи, которые команда также не должна выполнять. Последнее имеет решающее значение в предотвращении «сползания», которое может привести к постоянно расширяющейся ответственности, что в конечном итоге может угрожать срокам.
Хартия также должна определять руководство, заинтересованные стороны и членов команды. В нем будут указаны критические даты в проекте и бюджете, а также риски и предположения, а также зависимости и ограничения. Он должен уточнить уровень полномочий менеджера проекта, включая возможность нанять или уволить персонал. Наконец, он должен установить план коммуникационной игры, включая параметры того, насколько быстро ожидаются ответы на запросы.
Устав проекта должен быть подписан основными заинтересованными сторонами и руководством. Это должно уменьшить недопонимание и дать сильный ориентир для жизни проекта. Это также считается способом «продать» проект руководству на утверждение.
Написание хорошего командного устава
Как устав проекта, устав команды должен выполнять то же самое для любой команды. Его компоненты похожи, но применяются к команде, а не к проекту.
В нем будет объяснено, почему создается команда, и какие проекты она будет возглавлять, а также излагаются цели на будущее команды и уточняются параметры для измерения успеха команды.
В уставе будут четко указаны роли: кто отвечает, каковы их полномочия, кто члены команды, какие навыки они все привносят в игру и как эти навыки будут наилучшим образом использоваться. В документе будет рассмотрен бюджет, выделенный команде, а также ресурсы, имеющиеся в их распоряжении. Кроме того, он устанавливает порядок проведения внутренних ревизий и проверок в отношении прогресса в работе групповых проектов, а также проведение групповых оценок и их периодичность. Методы коммуникации и ожидания также должны быть изложены.
Хороший командный устав должен помочь свести к минимуму недопонимание и сосредоточить команду на ее целях.
Уставы как руководящие силы
Уставный документ разъясняет структуры власти, устанавливает планы коммуникации и служит приблизительным руководством по бюджетам и ассигнованиям. Все это может быть воспринято как бедра, прежде чем они начнут действовать. Но хартия помогает защитить проекты и команды, устанавливая руководящие принципы и четкие устремления, а также ограничения на ожидания и роли. Хорошо написанный уставный документ предоставит и защитит возможности для команд, проектов и организаций.
