Компании имеют два основных бизнес-цикла: цикл доходов и цикл расходов. Кредиторская задолженность полного цикла является частью более крупного цикла закупок и расходов. Это состоит из полный спектр необходимых бухгалтерских операций, необходимых для совершения покупки после размещения заказа и получения товара или услуги. Полный цикл кредиторской задолженности включает в себя сопоставление документов, утверждение счетов, выставление чеков и учет платежей.
подсказки
-
Кредиторская задолженность полного цикла может относиться либо к полному процессу получения, проверки и оплаты счета, либо к должности, которая влечет за собой ответственность за весь процесс.
Цикл кредиторской задолженности
В процессе кредиторской задолженности участвуют три основных документа: заказ на поставку, отчет о получении и счет-фактура поставщика.
- Когда компания будет готова сделать покупку, отдел закупок отправит заказ на покупку продавцу. Этот документ детализирует запрошенный товар, цену и количество. Заказ на поставку заставляет продавца отправлять товар.
- Как только компания получит товар, отдел приема завершит получение отчета, Этот отчет документирует точные товары, содержащиеся в грузе. Если груз содержит какие-либо поврежденные предметы, сотрудник отмечает это в отчете.
- Продавец отправляет счет продавца запросить оплату за предоставленные товары или услуги. Этот документ отправляется на кредиторскую задолженность и инициирует процесс оплаты.
Процедуры кредиторской задолженности
Хорошо организованная бухгалтерская компания создает тщательно определенные процедуры направлять процесс кредиторской задолженности, чтобы предотвращать ошибки и выявлять их при их возникновении. Эти же процедуры могут также предотвращать и выявлять преднамеренную фальсификацию и предоставлять контрольный журнал для последующего использования в случае, если несоответствие должно пройти незамеченным. Эти процедуры различаются между компаниями и отделами, но, как правило, следуют аналогичной схеме:
- После получения счета поставщика команда кредиторов выполняет трехсторонний матч сравнивая информацию в заказе на поставку с информацией в отчете о получении и счете-фактуре поставщика, чтобы убедиться, что информация согласована.
- Если кредиторская задолженность может подтвердить, что товары по накладной поставщика были заказаны и получены компанией, счет утвержден для обработки платежей. Это делается с помощью ваучера, подписи или печати.
- Если есть расхождения - если полученное количество не соответствует заказанному количеству и счету, например, или если продукт не совсем соответствует заказанному - дебиторская задолженность попытается отследить источник проблемы путем по мере необходимости с получающим отделом, продавцом или конечным пользователем, который разместил заказ.
- В крупных компаниях фактический платеж обрабатывается казначейством. Тем не мение, кредиторская задолженность отвечает за выдачу платежей в большинстве небольших компаний. После выставления счета-фактуры кредиторская задолженность отправляет проверенную документацию вместе с чеком лицу, подписавшему чек компании.
- После того, как подписывающий чек утверждает и подписывает, кредиторская задолженность отправляет чек и отмечает счет как оплаченный в системе бухгалтерского учета.
Роли кредиторской задолженности полного цикла
Описание должностей с кредиторской задолженностью также часто обозначается как «полный цикл». Это означает, что кредиторская задолженность ответственность за каждую часть процесса оплаты, в отличие от специализации в одной или нескольких конкретных областях. Потенциальные обязанности могут включать трехстороннее сопоставление, проверку достоверности отчетов о расходах, применение скидок при оплате и выдачу платежей поставщикам.
Когда эти должности объявляются, отдел кадров или менеджер, ответственный за наем, обычно пытаются составить вопросы об интервью с кредиторской задолженностью, которые точно оценивают знакомство кандидата со всем процессом, и выявляют любые слабые стороны или области неопытности.
