Как программа для работы с базами данных, Microsoft Access имеет ряд приложений в мире бизнеса. Менеджеры могут использовать Access для создания базы данных сотрудников, что позволяет им быстро просматривать информацию о зарплате, демографические данные и бюджетные показатели. Специалисты по бухгалтерскому учету также часто используют базы данных Access для отслеживания счетов-фактур, проверки дебиторской задолженности и отслеживания финансов компании. Как только основная информация введена в таблицы Access, бухгалтеры могут создавать собственные запросы и формы, которые значительно упрощают поиск необходимой информации.
Запишите список полей, которые вы хотите включить в свою базу данных учета. В зависимости от ваших потребностей, эти поля могут включать сумму задолженности, имя клиента, дату оплаты, условия и поле примечаний для ввода текста в свободной форме.
Откройте Microsoft Access и перейдите в раздел таблиц. Выберите опцию для создания новой таблицы в режиме конструктора. Это открывает сетку, которая позволяет вам ввести имя для каждого поля, а также описание содержимого этого поля.
Щелкните раскрывающийся список рядом с «Тип данных» для каждого поля в вашей базе данных. Вы можете отформатировать поля как валюту, цифры и текст по мере необходимости. Вы также можете использовать поля даты и времени для таких вещей, как сроки исполнения.
Просмотрите список полей в вашей базе данных и добавьте любые другие поля, которые вам понадобятся. Проще построить все необходимые поля с самого начала, чем вернуться назад и добавить поля в базу данных, которая уже содержит сотни или тысячи записей.
Нажмите кнопку «Сохранить», чтобы сохранить таблицу. Введите имя для таблицы и нажмите «ОК».
Перейдите в раздел форм окна «Доступ» и выберите «Мастер форм». Используйте мастер форм, чтобы создать простую форму ввода данных на основе полей в вашей таблице. Затем вы можете использовать эту форму ввода данных, чтобы добавить информацию в таблицу. Когда вы вводите в форму ввода данных, информация автоматически переносится в базовую таблицу доступа.
Перейдите в раздел запросов и начните создавать запросы, которые сделают вашу базу данных бухгалтерского учета более полезной. Используйте мастер запросов, чтобы создать начальный запрос и сохранить его, затем щелкните правой кнопкой мыши запрос и выберите «Представление конструктора», чтобы внести любые изменения или задать критерии. Например, вы можете создать запрос о дате исполнения и ввести «Между Введите дату начала и Введите дату окончания». Это побуждает пользователя вводить даты начала и окончания при выполнении запроса. Этот вид запроса может быть очень полезен для просмотра просроченных счетов и отслеживания дебиторской задолженности.
