Политика начисления заработной платы описывает процесс начисления заработной платы в части, касающейся администрирования заработной платы, хронометража, графиков начисления заработной платы и способов оплаты. Документированные процедуры обеспечивают четкий и определенный процесс утверждения, эффективные действия по выплате заработной платы, наличие форм и надлежащие средства контроля. Организация с установленной политикой и процедурами расчета заработной платы может обеспечить сотрудникам точную и своевременную выплату заработной платы.
Значимость
Заработная плата является одним из крупнейших расходов в любой организации. Политика расчета заработной платы устанавливает внутренние проверки и противовесы для контроля и защиты этих расходов. Это снижает количество ошибок и возможность мошенничества. В крупных компаниях процесс расчета зарплаты требует много времени и ресурсов. Процедуры расчета заработной платы обеспечивают эффективность с точки зрения сбора времени, обработки документов, ввода данных, оплаты и ведения учета. Внедряя автоматизацию и достижения в области системных технологий, процедуры могут быть экономически эффективными и экономить деньги компании.
Цель
Политика расчета заработной платы гарантирует, что сотрудники всегда будут получать правильную оплату в нужное время. Это гарантирует, что компания придерживается федеральных, государственных и местных законов, особенно тех, которые касаются налогов, Medicare, социального обеспечения и справедливых трудовых стандартов. Соблюдение законодательства поможет компании избежать уплаты штрафов. Процедуры расчета заработной платы также поддерживают внедрение установленных структур и систем компенсации, бюджетов департаментов и коллективных договоров.
Характеристики
Политика заработной платы определяет обязанности и ответственность сотрудников и менеджеров по заработной плате. Поскольку платежная ведомость включает в себя конфиденциальную информацию, в политике должны быть указаны уровни доступа и безопасности. Он также определяет обучение, необходимое для различных групп сотрудников. Процедуры расчета заработной платы подробно описывают процесс с момента найма сотрудника. Они включают в себя действия по выплате заработной платы и формы, необходимые для обработки нового найма, изменения занятости, обновления информации, специальных выплат, отчислений, отчетности по времени и увольнения.
Соображения
Чтобы минимизировать риск мошенничества, политика начисления заработной платы должна включать внутренний контроль. Одной из форм контроля является разделение обязанностей. Например, если в обработке платежной ведомости участвуют два сотрудника, один готовит документы по заработной плате, а другой утверждает и утверждает. Утверждающий орган должен проверить всю оплату и оставить информацию. Другая группа или отдел, такой как бухгалтерия, может проводить аудит транзакций по заработной плате. Процедура расчета заработной платы также должна защищать конфиденциальность информации о платежной ведомости, обеспечивая доступ к ней только уполномоченным лицам.
обязанности
Отдел расчета заработной платы отвечает за управление рабочим процессом расчета заработной платы, чтобы обеспечить эффективную и своевременную обработку заработной платы. Он устанавливает графики заработной платы и сроки подачи документов по заработной плате. Сотрудники по начислению заработной платы назначают и контролируют доступ к информации в системе начисления заработной платы. Они вводят информацию в систему и вносят изменения по мере необходимости. Менеджеры должны убедиться, что необходимые документы по зарплате заполнены и отправлены в установленные сроки. Сотрудники несут ответственность за проверку выплат и отчислений, а также за информирование отдела начисления заработной платы о любых расхождениях. Они также должны обновлять свою информацию.
