Хорошая работа с вашим бизнесом - это хорошо, но это не всегда применимо к каждому этапу деятельности. Ввод данных является одним из ключевых аспектов бизнеса, где переход к автоматическим процессам почти всегда лучше. В очень небольших компаниях, где владелец является основным оператором, все же имеет смысл вводить все данные вручную, хотя обновление до автоматической системы может обеспечить более плавную работу. Для компаний с более чем одним или двумя сотрудниками также может иметь финансовый смысл как можно скорее отказаться от ручного ввода данных.
Недостаток: человеческая ошибка
Как ни старайтесь, люди более подвержены ошибкам, чем компьютеры. Хотя компьютерная система иногда дает сбой, она обычно записывает данные и организует их более точно, чем люди, с меньшей потребностью в проверке ошибок. Ручная обработка данных требует гораздо больше глаз для проверки и двойной проверки данных на точность.
Недостаток: скорость
Ввод данных вручную занимает много времени. Машины и компьютеры, как правило, работают быстрее, чем люди, что позволяет сотрудникам сосредоточиться на других вещах. Вместо того, чтобы набирать цифры в течение всего дня, ваши сотрудники могли бы тратить больше времени на изучение запасов, создание диаграмм или составление прогнозов для будущего роста.
Недостаток: трудозатраты
Платить людям за ввод данных вручную стоит больших денег, и это не позволяет предпринимателям и другим сотрудникам тратить больше времени на то, чтобы внести наибольший вклад в видение и миссию компании. Работа многих теперь может быть выполнена одним человеком, что означает, что вам нужно меньше сотрудников, занимающихся вводом данных, или чем вы можете использовать своих сотрудников в областях, которые лучше используют их подарки для ускорения роста компании.
Преимущество: системные затраты
Ручной ввод данных не требует дорогих систем, машин и программ. Владельцы малого бизнеса не всегда имеют большой стартовый фонд при запуске операций и с нуля. Система ручной обработки позволяет бизнесу войти в игру, не вкладывая много драгоценного капитала в компьютеры, машины и методы компьютерной обработки.
Преимущество: легкость для небольших стартапов
Некоторые предприниматели хорошо разбираются в том, как отслеживать данные на бумаге, используя листы бухгалтерской книги, но им не так удобно работать с компьютерными системами. В то время, когда вы, вероятно, изучаете много вещей одновременно, чтобы начать свой бизнес, может быть предпочтительнее временно отложить изучение системы ввода данных. Пока вы ведете точные записи вручную, вы можете подождать, чтобы изучить этот вариант, пока остальные ваши повседневные операции не станут более рутинными.
Преимущество: усиленный надзор
Когда вы ведете записи вручную, вы можете контролировать, в какие категории помещается каждый отдельный номер. Если у вашего бизнеса есть уникальные потребности, которые затрудняют автоматическое отслеживание продаж или тенденций, вам может потребоваться отслеживать эти цифры вручную.Например, учреждения социального обслуживания, которые регистрируют изменения в динамике семьи или избавлении от эмоционального стресса, могут найти методы ручной обработки данных более точными, чем автоматизированные методы.
Переход от ручного к современному вводу данных
В то время как ручной ввод данных иногда проще всего для очень малого бизнеса и позволяет снизить затраты при ускоренном развитии бизнеса, равно как и его методы. Когда вы будете готовы перейти от ручного ввода данных к чему-то более сложному, вы можете рассмотреть такие программы, как Quicken, QuickBooks или бесплатную программу ZipBooks. Любая программа для работы с электронными таблицами может помочь вам в категориях, таких как показатели успешности программы, тенденции сотрудников или изменения в динамике и прогнозах, легко понять. Целесообразно вводить данные за несколько месяцев или лет, чтобы вы могли видеть тенденции новых чисел при их вводе. В случае сомнений обратитесь к бухгалтеру или специалисту по вводу данных за разовой помощью или в обычном порядке. поддержка в ведении точных записей данных для вашего бизнеса.
