Если вы когда-либо читали руководство по сборке или эксплуатации новой покупки и ушли в замешательстве, чем когда вы начали, вы не одиноки. Техническое письмо может быть трудным даже для самого опытного профессионала. Однако при написании технического отчета важно включать соответствующую тему, быть ясным и лаконичным и упорядочивать свою информацию, чтобы читатель мог ее легко понять.
Выбор предмета
Люди обычно пишут технические отчеты, когда проводят какие-то исследования и должны представить результаты конкретной аудитории. Это исследование может быть полевым исследованием - опросы, интервью и наблюдения - или исследование книги. Независимо от типа исследования, которое вы провели, вы не сможете поделиться всей собранной вами информацией. В «Некоторых советах по написанию технического отчета» Алан Шерман из Университета Мэриленда, округ Балтимор, предлагает, чтобы ваш отчет был сфокусирован на важных результатах, которые показывают, что предмет вашего исследования интересен и важен. Вы также должны включить такие элементы, как дизайн исследования и рекомендации, если они необходимы.
Быть ясным и лаконичным
Люди не читают технические отчеты для цветочного языка или изображений. Вместо этого люди читают технические отчеты, потому что они ищут конкретную информацию. Будьте ясны и лаконичны при написании отчета. Подумайте о своей аудитории и целях, и напишите так, чтобы читатели могли лучше понять, что вы пытаетесь сообщить. Например, если вы знаете, что многие люди, говорящие по-английски как на втором языке, будут читать ваш отчет, избегайте клише и идиом. Когда это возможно, будьте внимательны, вырезая слова, предложения и абзацы, которые вам не нужны, чтобы сообщить о собранной вами информации.
Организация вашей информации
Организация имеет решающее значение в технических отчетах. Независимо от того, пишете ли вы статью с практическими рекомендациями или финансовый отчет на рабочем месте, неорганизованная информация может затруднить ее использование. Аудитория и цель сильно влияют на то, как вы организуете свой отчет. То, что ваша аудитория уже знает об этой теме, определит, нужно ли вам включать дополнительную информацию, прежде чем конкретизировать. Если цель вашего отчета состоит в том, чтобы оправдать использование денег или отстаивать какое-либо действие, завершите предложение или апелляцию и организуйте основную часть вашего отчета вокруг вашей поддержки этого действия. Люди, пишущие инструкции, должны быть уверены, что шаги расположены в правильном, хронологическом порядке.
Ссылаясь на внешние источники
Поскольку в информационных технических отчетах часто раскрываются результаты исследований, вы можете ссылаться на идеи других людей в своих текстах. Если вы цитируете или перефразируете эти источники, вы должны отдать им должное, сославшись на них. Если вы пишете свой отчет для работы, для этой цитаты может быть рекомендована нога или сноска. Однако, если вы пишете отчет для школы, ваш учитель или преподаватель обычно требуют, чтобы вы использовали существующий стиль цитирования, такой как стиль Modern Language Association или American Psychological Association.
