Успех или неудача организации часто зависит от ее способности общаться с ее членами, согласно Отделу Коммуникаций в Университете штата Калифорния. Новые технологии, смешанные с культурно разнообразной аудиторией, повысили важность организационных коммуникаций, но также сделали эту область более сложной. Понимание некоторых из общих барьеров может улучшить способность организации общаться.
Дефектная структура
По словам Ли Хопкинса, который написал более 130 статей о деловом общении, аудитории нужна структура, чтобы понять сообщение, и многие коммуникации обречены, потому что им не хватает надлежащей организации. Структура имеет решающее значение, потому что без представления, тела и близких, аудитории будет трудно удерживать, вызывать и обрабатывать информацию. Эти правила применяются к любому общению, начиная от электронных писем и заканчивая публичными презентациями и аудиторией любого размера.
Предположения
Два распространенных предположения об общении означают катастрофу для успеха организационного общения. Предполагается, что все члены организации имеют ту же базу знаний, что и отправитель сообщения. Другой считает, что информация будет распространяться точно и эффективно сама по себе только после того, как ее получат только один или два члена. Free Management Library, онлайн-руководство по руководящим статьям, рекомендует руководству активно, вдумчиво и стратегически общаться со своими членами. Конкретные рекомендации из библиотеки Free Management включают регулярные встречи между сотрудниками и руководителями, а также между различными отделами. Другие советы включают предоставление сотрудникам письменных копий должностных инструкций, справочников сотрудников и других важных материалов компании.
Чрезмерная зависимость от технологий
Слишком сильная зависимость от новых технологий, таких как текстовые сообщения, Twitter или другие сайты социальных сетей, может означать, что не все члены организации буквально получают сообщение. Например, шикарный блог не будет так полезен для участников, которым необходимо выполнить задачу без доступа в Интернет. Джим Шаффер, автор «Решения для лидеров», рекомендует лицам, ответственным за организационные коммуникации, пересмотреть свои планы, чтобы убедиться, что они используют методы, предоставляющие информацию, необходимую клиентам и сотрудникам, вместо того, чтобы полагаться на модные или привлекательные форматы.
Слишком много информации
Еще одна распространенная ошибка - полагать, что добавление деталей к деталям в сообщении сделает его более убедительным, когда, на самом деле, слишком много информации может отключить аудиторию. Простота является ключом для создания организационных коммуникаций, которые остаются с аудиторией. Независимо от того, насколько вы любите продукт, понимаете идею или имеете опыт работы с отраслью, придерживайтесь двух или трех основных пунктов, вместо того, чтобы говорить или писать обо всем, что вы знаете, чтобы донести свое послание.
Забыв о невербалах
Ответственные за организационную коммуникацию должны помнить о невербальных сигналах, которые могут либо улучшить готовое сообщение, либо полностью отвлечь или исказить его значение. В западной культуре зрительный контакт, правильная осанка и одежда, соответствующие ситуации, показывают, что отправитель сообщения заинтересован, почтителен, искренен и заслуживает доверия, сообщает mindtools.com.
