Установить бай-ин
Процесс портфеля проектов - это метод, который может максимизировать потенциальный выход всех проектов, осуществляемых вашей организацией в данный момент времени, с учетом ограниченных ресурсов. Прежде чем начать работу по управлению портфелем проектов, создайте атмосферу взаимопонимания и сотрудничества между ключевыми лицами, принимающими решения в вашей организации. Процесс портфеля проектов может включать в себя завершение текущих проектов, которые могут быть успешными и своевременными, в пользу проектов, которые оказывают большее экономическое или стратегическое влияние на вашу деятельность. Важно, чтобы менеджеры понимали эту концепцию, чтобы избежать чувства обиды, когда это происходит. Формируйте основанное на команде отношение к выбору проекта вместо того, чтобы идентифицировать небольшие группы сотрудников с определенными проектами. Это позволит избежать ощущения отторжения, возникающего в проектных командах, которые переназначаются или распределяются между новыми проектами.
Расставлять приоритеты
В процессе управления портфелем проектов вы будете распределять ресурсы, включая время, деньги, производительность труда сотрудников и технологии, на те проекты, которые в наибольшей степени способствуют прибыльности вашей компании. Прежде чем рассматривать какие-либо конкретные проекты, разработайте список приоритетов, по которым можно судить о каждом из них. Постоянно следите за своим списком приоритетов и адаптируйте его к меняющимся стратегическим целям и меняющимся условиям бизнеса. Элементы, с помощью которых можно расставить приоритеты в ваших проектах, могут включать стоимость, вклад в доход, влияние на маркетинг, сроки и достижение конкретных целей.
Определить емкость и спрос
Все организации сталкиваются с проблемой наиболее эффективного использования ограниченных ресурсов. Соберите информацию о своих ресурсных возможностях и потребностях в ресурсах каждого проекта, прежде чем использовать свой список приоритетов, чтобы определить, какие проекты предпринять. Общая потребность в ресурсах всех выбранных проектов не может превышать ресурсные возможности вашей компании. Например, если в вашей фирме имеется десять компьютеров и двадцать сотрудников, доступных для работы над проектами, вы не можете выбрать портфель проектов, для которого требуется двадцать три сотрудника и одиннадцать компьютеров. Бюджетные ограничения также являются важным фактором при определении оптимального состава проекта.
Оптимизировать портфель проектов
Вооружившись списком приоритетов и информацией о ресурсных возможностях и потребностях в ресурсах отдельных проектов, вы теперь готовы выбрать набор проектов, которые будут максимально приближены к вашей компании. Имейте в виду, что проекты, которые изначально не выбраны, не обязательно исключаются; менее приоритетные проекты могут быть предприняты, когда ресурсы высвобождаются в результате завершения более приоритетных проектов.
Существует несколько пакетов программного обеспечения, которые помогут вам в процессе портфеля проектов, но для более простых портфелей проектов можно использовать дерево решений для определения всех возможностей, связанных с комбинацией выбранных проектов. Перейдите по ссылке в конце этой статьи для примера дерева решений проекта.
Сначала перечислите каждый проект вместе с его общей стоимостью и требованиями к сотрудникам, технологиям и другим ресурсам. Затем выделите проекты, которые набрали наибольшее количество баллов в соответствии с приоритетами вашего проекта, а затем выберите портфель проектов для прохождения. Помните, что общие потребности в ресурсах всех выбранных проектов должны быть меньше, чем ваша общая емкость ресурсов. По мере того, как новые потенциальные проекты внедряются в вашу организацию и когда текущие проекты завершаются, пересмотрите процесс портфеля проектов, чтобы решить, какие новые проекты заслуживают новых доступных ресурсов на основе вашего обновленного списка приоритетов и возможностей ресурсов.
