Бизнес объединяется путем подачи учредительного документа в соответствии с государственным законодательством, обычно в офис государственного секретаря, где бизнес хочет быть расположен. Этот регистрационный документ в большинстве штатов называется учредительным документом, но в некоторых штатах он также известен как свидетельство о регистрации или устав, имеющий историю использования другой терминологии. Бизнес считается включенным с момента, когда государственное учреждение принимает документы и прикрепляет государственную печать или штамп к документу, предоставляя полномочия для работы в государстве. Отметка государства на учредительном договоре является официальным доказательством регистрации с указанием точной даты, когда государство приняло подачу заявки и корпорация стала признанным лицом.Штат ведет учет заявок и предоставляет заверенные копии и сертификаты по запросу, чтобы убедить общественность в том, что корпорация зарегистрирована в штате и имеет хорошую репутацию.
Подача квитанции
После регистрации учредительных документов с государством, бизнес получит квитанцию по почте. Если бизнес-заказы (и не оплачивает) заверенную копию статей во время подачи документов, квитанция может быть единственным предметом, возвращаемым государством для проверки того, что подача была принята. Эта квитанция должна храниться в корпоративных документах компании. Во многих случаях размах оригинальной регистрационной квитанции вместе с простой (несертифицированной) копией учредительного договора является достаточным доказательством регистрации, устраняя необходимость платить за заверенные копии уставов каждый раз, когда корпорации требуется предоставить официальную документацию,
Копия Устава
Устав является публичным документом. Все штаты поддерживают базу данных изображений, а в большинстве штатов эта база данных доступна через Интернет. Любой представитель общественности может получить доступ к базе данных, и, если функция доступна, загрузите копию учредительных документов, которые были поданы в штат (в противном случае человек может позвонить в государственный офис, чтобы заказать копию).
Эта загрузка будет иметь государственную отметку и титульный лист с указанием даты регистрации корпорации, но это будет только копия. Эта версия, вместе с квитанцией, может считаться достаточным доказательством регистрации для открытия банковского счета, но, вероятно, ее будет недостаточно для удовлетворения требований должной осмотрительности для заявки на кредит. Лучшее решение - иметь хотя бы одну заверенную копию устава в корпоративной книге записей.
Запрос на заверенную копию легко оформляется во время подачи заявки с уплатой дополнительной пошлины и приводит к возврату квитанции о подаче и копии статей с оригинальной государственной печатью или приподнятой печатью. Заверенную копию статей можно также получить в любое время после подачи, сделав письменный запрос и оплатив пошлину.
Свидетельство о регистрации
Несколько штатов (например, Миссури, Нью-Мексико и Джорджия) выдают то, что они называют «свидетельством о регистрации», как только компания подает свои учредительные документы. В некоторых случаях взимается пошлина, которая начисляется на момент подачи заявки на выдачу сертификата. В этих штатах, когда запрашивается подтверждение регистрации, единственным приемлемым доказательством является оригинал сертификата регистрации. Если у компании есть печать или заверенная копия статей, но нет сертификата, у компании, скорее всего, возникнут проблемы. Бизнес может сделать запрос государства на дубликат сертификата после уплаты пошлины.
Свидетельство о хорошем положении
Еще одним приемлемым доказательством включения, которое может заменить заверенную копию статей, является свидетельство о хорошей репутации. Это документ, выпущенный государством, который проверяет, что бизнес зарегистрирован в государстве на определенную дату и в настоящее время активен и актуален во всех требуемых государственных регистрациях. Этот сертификат также находится под печатью. Это может быть заказано от государства в любое время, обычно после оплаты платы.
Заниматься бизнесом
Государство контролирует инкорпорацию и является единственным юридическим лицом, которое может окончательно установить, когда корпорация зарегистрирована в штате и имеет ли она право в настоящее время вести бизнес. Тем не менее, устав компании не требуется обновлять последней информацией о том, кто контролирует корпорацию и работает ли она в соответствии с планом. Часто, когда запрашивается подтверждение регистрации, значение расширяется и включает в себя предоставление подтверждения права собственности, подтверждения действия, подтверждения адреса или подтверждения уполномоченного лица, подписавшего документ.
Таким образом, хотя сертифицированные изделия или свидетельство о хорошей репутации являются технически доказательством регистрации, компании могут также предложить предоставить копию своего устава, протоколов заседаний совета директоров, корпоративного решения, предоставляющего полномочия для принятия конкретного действия, или счета за коммунальные услуги для установить адрес или другие вещи, которые подтверждают его полномочия и намерение вести бизнес в государстве.
