Переход на безбумажную деятельность является важным шагом для бизнеса, который хочет участвовать в экологически чистой жизни. По оценкам EPA, американцы используют около 99 миллионов тонн бумаги в год, и бумага составляет 34 процента отходов в этой стране. Если вы регулярно отправляете счета и другие сообщения своим клиентам по почте, вы должны заранее уведомить их о своем намерении стать безбумажным.
Уточните и опишите ваш график перехода на безбумажный учет, а также любые требования, которые клиент должен выполнить для получения бумажных счетов. Например, во многих случаях вам может потребоваться получить разрешение клиента на прекращение отправки бумажных выписок по почте, прежде чем переключать его на безбумажный расчет.
При необходимости измените условия соглашения, чтобы включить обновление о безбумажном выставлении счетов. Включите информацию о том, является ли это необязательным или обязательным для клиентов в будущем.
Создайте свое уведомление вместе с четкими инструкциями о том, как клиент может подтвердить получение вашей информации относительно безбумажного выставления счетов. Например, в дополнение к уведомлению, в котором указана активная дата безбумажного выставления счетов, вы также можете указать веб-сайт или телефонную линию для «подтверждения».
Включите уведомление о своем решении отказаться от безбумажных документов в разделе сообщений о последних нескольких бумажных счетах для клиента. Выделите область цветом или шрифтом, который выделяется, чтобы привлечь его внимание. Не забудьте включить ваши обновленные условия в эти рассылки.
Отправьте отдельную открытку с напоминанием клиентам, содержащую сообщение о вашем намерении прекратить рассылку бумажных счетов.
Отправьте электронное письмо в свой список клиентов, чтобы сообщить им о своем безбумажном решении о выставлении счетов. В этом случае вы можете напрямую связать клиента с вашим сайтом, чтобы сделать выбор при необходимости.
подсказки
-
Объясните некоторые преимущества безбумажного общения с клиентом.
Проконсультируйтесь с юристом, прежде чем переходить на безбумажные счета, чтобы убедиться, что вы соблюдаете все законы штата и федеральные законы.
