Финансовый отдел корпорации отвечает за сбор учетных данных и создание отчетов, которые необходимы руководителям компании - вплоть до генерального директора - для принятия решений. Информационные технологии или ИТ относятся к программным средствам и компьютерным системам, которые компания использует для автоматизации этих функций и организации потока данных для улучшения возможностей принятия решений группой управления.
Планирование ресурсов предприятия
Даже очень маленькие компании используют бухгалтерские программные пакеты, которые генерируют финансовые отчеты, такие как отчеты о прибылях и убытках и отчеты о движении денежных средств. Эта простая форма ИТ позволяет владельцу малого бизнеса экономить время учета и более оперативно получать отчеты по управлению. Средние и крупные компании используют более сложные ИТ-системы, называемые планированием ресурсов предприятия или ERP, которые представляют собой группы программных модулей, которые служат потребностям всех функциональных областей компании. Как следует из названия, ERP помогает компании планировать использование своих ресурсов, процесс, который контролирует финансовый отдел.
Более быстрый поток информации
ИТ-системы позволяют компании связать каждый отдел внутри организации. Например, информация, полученная производственными, маркетинговыми и финансовыми подразделениями, может использоваться совместно. Эта информация доступна в режиме реального времени, то есть сразу после ее создания в системе. Доступ к нему не требует больших исследований или ручного труда. Время, которое финансовый персонал уделял «копанию» нужных им чисел, теперь может быть посвящено анализу и интерпретации информации - главной роли финансов в организации.
Индивидуальная отчетность
ИТ-системы, используемые финансовым отделом, имеют функцию создания отчетов, которая ускоряет процесс создания отчетов управления. Система обеспечивает определенную степень настройки - отчеты могут быть настроены на основе конкретных потребностей команды управления. Автоматизация этих систем отчетности означает, что регулярно генерируемые отчеты, такие как отчеты в конце каждого месяца, могут быть созданы быстро. Принимая во внимание многие решения, принимаемые руководством, время имеет существенное значение. ИТ-системы удовлетворяют эту потребность в быстрой настраиваемой отчетности.
сотрудничество
Многие организации используют совместные усилия различных департаментов, причем концепция каждого департамента основана на опыте других департаментов. Финансовая команда выступает в качестве внутренних консультантов для других отделов внутри организации. Когда все отделы используют централизованную ИТ-систему, это устраняет барьеры, которые ранее блокировали поток информации. Теперь у компании есть централизованная база данных, к которой имеют доступ все члены команды, при условии соблюдения определенных правил безопасности. В случае компании с несколькими офисами или международными отделениями такая возможность доступа к одной и той же информации со всего мира экономит время и повышает эффективность. Если финансовым органам требуются данные о производственных затратах для создания отчета о предстоящем заседании совета директоров, оперативный персонал может быстро передать данные в формате, который требуется и понятен финансовому отделу.
Лучшее прогнозирование
Лучшее прогнозирование означает создание прогноза, который является более точным прогнозом того, какими могут быть финансовые результаты компании. Сотрудникам финансового отдела необходим доступ к углубленной информации для создания моделей прогнозирования, отражающих фактическую работу организации. Доступ к информации из всех сегментов компании значительно упрощает точное прогнозирование. Финансы имеют реальную информацию и не должны полагаться на догадки при создании предположений для прогноза.
