Организационная проверка может состоять из анализа ваших бизнес-функций, структуры сотрудников, операционных процессов или их комбинации. Для владельцев малого бизнеса эффективный организационный анализ включает в себя изучение структуры и результатов работы ваших отделов или функциональных областей и проверку сотрудников в каждой области.
Изучить функциональную структуру бизнеса
Чтобы начать организационную проверку, определите, какая у вас организационная структура. Многие малые предприятия начинают с плоской структуры, которая состоит из владельца и нескольких ключевых сотрудников, работающих вместе для управления производственной, маркетинговой, сбытовой, финансовой и кадровой деятельностью компании. Здесь нет менеджеров, а владелец принимает все или большинство важных решений. Эта структура не имеет уровней сотрудников, таких как директора, менеджеры и координаторы. Функциональная структура делит вашу организацию на задачи, такие как бухгалтерский учет, управление персоналом, производство, маркетинг и продажи. Компании с такой структурой создают отделы с выделенными менеджерами и иерархией сотрудников. Для наблюдения за этими департаментами и их менеджерами компании могут создать «C-Suite», который состоит из управленческой команды с главным исполнительным директором, главным операционным директором и финансовым директором. Более крупные компании имеют более сложные структуры, в том числе матричные и дивизионные организации, которые управляют многими сотрудниками, отделами, подразделениями и даже различными компаниями, работающими под корпоративным контролем.
Изучите свою организационную схему
После того, как вы определили тип организационной структуры, которая у вас есть, посмотрите на диаграмму вашей организации, которая представляет собой диаграмму должностей ваших сотрудников, показывающую, кто где работает, кто на кого работает и «тотемный столб» вашего бизнеса. Сравните вашу организационную диаграмму с вашей организационной структурой, чтобы определить, насколько эффективно ваши позиции соответствуют различным функциям, которые вам нужны. Например: ваши продавцы отчитываются перед менеджером по маркетингу или наоборот, и какие преимущества / проблемы это создает? Ваш менеджер по производству контролирует вашего дистрибьютора или они работают независимо?
Анализировать процессы и процедуры
Теперь, когда вы проверили свои функциональные области и сотрудников внутри них, оцените процессы и процедуры, которые ваш бизнес использует для переноса продуктов и услуг от концепции до поставки.Изучите не только процессы, которые каждый отдел использует для своей работы, но и взаимодействие между отделами. Например, у вас есть единая система для продавцов, которые вводят заказы, ваш бухгалтерия затем проводит проверки кредитоспособности и утверждает новых клиентов, ваши складские и складские заказы и ваш бухгалтерия отправляет счета?
Просмотрите финансовые отчеты
Если у вас нет основного бюджета, создайте его, чтобы определить влияние ваших операций на конечный результат. Основной бюджет - это финансовый инструмент, который объединяет ваш годовой бюджет, Главную книгу, отчеты о движении денежных средств, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о балансе и дебиторской задолженности. Перечислите ваши основные области расходов, такие как труд, материалы, администрация или маркетинг. Определите, сможете ли вы уменьшить их за счет улучшенной организационной структуры или перестановки персонала или улучшения процессов и процедур. Оцените ваши источники дохода и центры прибыли и определите, могут ли организационные или кадровые изменения улучшить вашу работу в этих областях.
Давать рекомендации
После того, как вы проанализировали свою бизнес-структуру, организационную схему, процессы и процедуры, перечислите области для улучшения и внесите предложения. Встретьтесь с каждым руководителем отдела в отдельности, чтобы рассмотреть ваши выводы. Используя отзывы менеджеров, проведите групповое собрание ваших менеджеров, чтобы обсудить ваши выводы и запросить их мнение. Сообщите им о своих целях, таких как сокращение накладных расходов или производственных затрат, сокращение отходов, увеличение продаж или сокращение времени доставки, возврата или жалоб клиентов. Используйте отзывы команды для создания вашего окончательного отчета и рекомендаций.
