Документация важна для любой реализации системы, и система бухгалтерского учета не является исключением. Документирование обычно выполняется на бумаге или в Интернете с объяснениями того, почему определенное решение было принято над другими. Документация, как правило, стандартная для фирмы и выполняется одинаково каждый раз, когда внедряется новая система, что облегчает чтение и исследование любой проблемы.
Поиск проблемы
Важность документации системы бухгалтерского учета ясно видна, когда что-то идет не так, и люди должны выяснить, как это исправить. Например: система кредиторской задолженности добавляет странный налог для определенных поставщиков. Самый простой способ выяснить причину этой проблемы - просмотреть документацию, чтобы узнать, как была настроена система и почему. Это очень важно, когда система впервые используется и люди находят неожиданные проблемы. Возможно, в отчете запрашивается информация, которой не существует. Просмотр документации поможет решить проблему, показывая, где эта информация настроена в системе.
Решения
Документация системы бухгалтерского учета должна представлять решения по мере внедрения системы. Многие системы допускают большую гибкость и, наряду с гибкостью, принимают решения. Например, документация покажет, кто решил, сколько цифр должно быть в учетной записи, и причины, по которым это решение было принято. Это очень важно, когда фирма претерпевает серьезные изменения, и новое руководство хочет понять решения, принятые людьми, которых там больше нет. Возможно, эти решения были мудрыми; возможно, нет. Но, по крайней мере, есть некоторая документация решений, принятых для фирмы.
изменения
Когда необходимо обновить систему с помощью новой версии или нового модуля, наличие надлежащей документации может помочь ускорить этот процесс. Это важно, если бухгалтерская программа была разработана специально для компании. Любые технические детали очень важны при рассмотрении совместимости с другим программным обеспечением и любых необходимых изменений в программе. Например, вам может понадобиться модуль основных средств, и вы хотите, чтобы этот модуль передавал информацию в Главную книгу. Документация должна дать вам подсказки о том, можете ли вы это сделать, и если да, то, что нужно сделать. Обычно специалисты по информационным технологиям (IT) используют документацию для получения технической информации.
Формат
Хорошая документация для систем бухгалтерского учета обычно представляет собой комбинацию блок-схем и текста. Часто диаграмма данных показывает, как система была разработана и реализована лучше, чем текст. Это может быть немного сложно понять, поэтому убедитесь, что в вашей документации есть легенда, чтобы вы могли следовать концепциям.
Другие форматы для документации представлены в форме вопросников, где задаются конкретные вопросы и ответы документируются. На основе ответов решаются отчеты и другие вопросы системы учета. Во многих случаях документация содержит как блок-схемы, так и вопросники.
Соображения
Многие фирмы документируют, как и почему определенная система учета была выбрана вместо других. Это может дать пользователям действительно хорошее представление о том, о чем они думали, даже если никто из тех, кто принимает решения, не собирается задавать вопросы. Поскольку внедрение системы может быть дорогостоящим, обычно доступны минуты собраний для документирования процесса принятия решения. Возможно, бесплатное обучение было предложено одним поставщиком, который был более привлекательным, чем другой. Таким образом, даже до начала внедрения системы документация также должна быть доступна.
