Как владелец бизнеса, вы обязаны следить за своими финансами и своевременно платить налоги. В зависимости от ваших предпочтений, вы можете вести собственный учет, нанять специалиста или назначить кого-то в вашей организации для выполнения этой работы. Независимо от того, какой вариант вы выберете, найдите время, чтобы ознакомиться с различными системами бухгалтерского учета. Убедитесь, что у вас есть четкое понимание различий между системами с однократным вводом и системами с двойным вводом в дополнение к программам ручного и компьютерного учета.
Что такое система бухгалтерского учета?
Существуют разные типы учетных систем, и у каждой есть свои особенности. Однако у всех них есть общая цель: управлять финансовой деятельностью бизнеса, такой как его доходы, расходы и обязательства. В наш век цифровых технологий большинство бухгалтеров используют сложные системы, включающие напоминания о просроченных платежах, расширенные возможности создания отчетов, автоматическое резервное копирование данных, облачные услуги и многое другое.
Без системы бухгалтерского учета вам было бы трудно подготовить свои книги к ежемесячной и годовой отчетности, отслеживать текущие расходы и оценивать финансовые показатели вашей компании. Ручные расчеты устарели и подвержены человеческим ошибкам. Компьютеризированные системы бухгалтерского учета, с другой стороны, точны и делают все намного проще. Вы или ваша команда сэкономите время и деньги, предотвращая дорогостоящие ошибки.
Эти программы могут обрабатывать все виды бухгалтерской информации и генерировать подробные отчеты. Вы можете использовать их для расчета заработной платы, выплачиваемой и подлежащей выплате сотрудникам, записи транзакций, проверки коэффициентов оборачиваемости кредитов и обработки данных, связанных с продажами, заработной платой, запасами и другими ключевыми аспектами вашего бизнеса. Некоторые системы учета предназначены для малых предприятий и фрилансеров, в то время как другие предназначены для крупных предприятий, государственных учреждений или конкретных отраслей.
Типы бухгалтерских программ
Выбор системы учета зависит от вашего бюджета, предпочтений и размера бизнеса. Четыре основных типа финансовых программных систем включают в себя:
- Системы однократного входа
- Системы двойного входа
- Системы ручного учета
- Компьютеризированные системы учета
Они могут быть далее разбиты на несколько других категорий, таких как программное обеспечение для облачного учета, программное обеспечение для индивидуального учета, программное обеспечение для планирования корпоративных ресурсов, коммерческое стандартное программное обеспечение и многое другое. Последние программы имеют возможности автоматизации маркетинга и продаж, неограниченное планирование счетов, модули расчета заработной платы и другие передовые функции. Их применение в бухгалтерском учете выходит за рамки отслеживания ваших повседневных финансовых операций.
Системы с одним входом являются наиболее базовым вариантом. Как следует из их названия, они записывают каждую транзакцию с одной записью в бухгалтерском журнале. Этот метод прост в использовании и не требует обучения бухгалтерскому учету. Это обращается к небольшим компаниям с низким объемом деятельности. Недостатком является то, что он подвержен ошибкам и не отслеживает дебиторскую задолженность, кредиторскую задолженность, обязательства и многое другое.
В настоящее время большинство типов финансовых программных систем, в том числе разработанные для малых предприятий, используют бухгалтерию с двумя записями. Это означает, что каждая транзакция будет включать в себя как минимум две учетные записи, что позволяет более точные отчеты и своевременное обнаружение ошибок.
Руководство против компьютеризированных систем бухгалтерского учета
Оба типа учетных систем основаны на одних и тех же принципах. Однако ручной учет требует много времени и требует больше бумажной работы. Те, кто его использует, должны готовить финансовые отчеты, рассчитывать пробные балансы, записывать транзакции в физические регистры и так далее. Поскольку все делается вручную, существует более высокий риск человеческой ошибки.
Компьютеризированные системы, с другой стороны, регистрируют финансовые транзакции в электронном виде и могут упростить ваши операции. Пользователи могут просматривать данные в разных форматах, хранить их в облаке и получать к ним доступ на ходу. Примеры включают в себя FreshBooks, Zoho Books, FreeAgent, QuickBooks, Xero и ActivityHD.
В зависимости от вашей ниши, вы также можете выбрать отраслевые учетные системы, такие как Sage 300 Construction and Real Estate, Abila MIP Fund Accounting или Sage основных средств. Многие программы специально разработаны для медицинских учреждений, производственных компаний, некоммерческих и других организаций.
