Медленное выполнение заказа может снизить качество обслуживания клиентов, которое может предоставить ваша компания. Низкое качество обслуживания клиентов в конечном итоге повлияет на финансовый результат вашего бизнеса. Получение разрешений на обработку заказов на поставку настолько быстро и эффективно, насколько это возможно, означает, что у вашей компании будут поставки, необходимые для своевременного выполнения работ. Использование почтового клиента Microsoft Outlook для отправки запросов на одобрение заказа на покупку может упростить процесс заказа расходных материалов или оптовых товаров, в то же время гарантируя, что вы соблюдаете надлежащие процедуры покупки.
Подготовить заказ на покупку
Перейдите на страницу шаблонов Microsoft Office «Заказ на покупку и продажу» и выберите шаблон. Убедитесь, что вы можете открыть, отредактировать и сохранить шаблон в программе на вашем компьютере. Создавайте шаблоны, используя Microsoft Excel, Microsoft Word или другую подходящую программу.
Выберите «Открыть», когда вы нажимаете кнопку «Загрузить» для выбранного шаблона, чтобы открыть шаблон в назначенной программе. Настройте шаблон в соответствии со своими потребностями и сохраните его на своем компьютере.
Создайте и сохраните свой собственный настроенный шаблон, если вам не нравятся какие-либо шаблоны, доступные в Microsoft. При необходимости вы можете использовать шаблоны Microsoft в качестве руководства.
Создайте «Новый документ» на основе вашего шаблона, используя меню программы. Использование ярлыка не обеспечит доступ к шаблонам. Заполните ваш документ и сохраните его на своем компьютере.
Используйте финансовую программу для отправки заказа на покупку, если именно так вы создаете свои заказы на покупку. Некоторые финансовые программы, такие как QuickBooks, имеют интеграцию с Microsoft Outlook, поэтому вы можете отправить заказ на покупку прямо из программы.
Экспортируйте заказы на покупку из финансового программного обеспечения без интеграции с Microsoft Outlook, используя электронную таблицу или текстовый формат, если это возможно. Если это невозможно, распечатайте заполненный заказ на поставку в формате PDF и сохраните его на своем компьютере.
Отправить заказ на покупку
Откройте Microsoft Outlook и нажмите кнопку «Создать» в верхнем левом углу, чтобы открыть новое сообщение.
Перейдите на вкладку «Вставить». Нажмите «Прикрепить файл» и перейдите к заказу на покупку, чтобы выбрать его. Нажмите кнопку «Вставить», чтобы прикрепить его к письму.
Установите размер шрифта 14, а цвет шрифта - черный. Введите «Я рассмотрел и одобрил прилагаемый заказ на поставку:». Начните новую строку.
Установите размер шрифта 11, а цвет шрифта - серый. Введите «Просмотрите прикрепленный заказ на покупку и ответьте на это письмо. Введите ниже «Y- Ваше имя», чтобы одобрить заказ на покупку, или «N- Ваше имя», чтобы отклонить заказ на покупку. Примечание. Ответ должен поступать с учетной записи электронной почты, на которую он был отправлен.
Пропустите четыре строки и установите размер шрифта 14, а цвет шрифта - черный. Введите « Я не уполномочен утверждать этот заказ на покупку». Начните новую строку.
Установите размер шрифта 11, а цвет шрифта - серый. Введите «Ответить отправителю». Поместите X в поле выше, если у вас нет прав на утверждение этого заказа на покупку, и если вы знаете, кто это, укажите имя, например, X - Билл Смит ».
подсказки
-
Распечатайте копию утвержденного электронного письма с заказом на покупку и приложите его к счету на покупку, чтобы подтвердить, что покупка была санкционирована.
Предупреждение
Получение физической подписи является более безопасным, чем утверждение по электронной почте, потому что кто-то другой может получить доступ к учетной записи электронной почты этого человека, если он будет подписан в течение всего дня.
