Эффективное производство высококачественной продукции с прибылью и пребывание в рамках законов и правил требует согласованности действий. Многие компании помогают себе, внедряя стандартные операционные процедуры или СОП, которые предоставляют пошаговые инструкции по внедрению важных процедур. СОП помогают обеспечить точность и контроль качества. Они используются в различных компаниях и организациях, особенно в правительстве, производстве, исследованиях и разработках, лабораториях и научных кругах. Поскольку отдельные подразделения в компаниях имеют множество процедур, каждому из них нужны разные СОП. Поэтому полезно снабдить головы каждого блока шаблоном SOP, который дает им отправную точку для написания собственных процедур и руководств по SOP. Шаблоны SOP предоставляют все важные компоненты, необходимые каждой процедуре.
Руководство писателей СОП в определении того, какие процедуры должны быть написаны. Шаблон должен предоставить им простой инструмент принятия решений, основанный на количестве решений, которые должны быть приняты работниками для выполнения процедур. Сообщите, что рутинные процедуры, которые являются короткими, требуют от работника лишь нескольких суждений и могут быть записаны в виде простых шагов. Например: выполните A, затем B, затем C. Обратите внимание, что в длительных процедурах, которые требуют нескольких решений, можно использовать иерархический формат шагов, сообщающий работнику, в каком порядке должна идти процедура, и часто включать подэтапы, которые необходимо выполнить для завершения вся задача Предложите примеры блок-схем или инфографики, чтобы описать процедуры, которые являются сложными, длительными и требуют принятия нескольких решений. Например: Выполните A. Если «нормально», выполните B, C и D. Если «неправильно», повторите A, чтобы подтвердить, а затем выполните E, F и G.
Опишите гайки и болты написания каждой процедуры. Например, каждая процедура должна иметь название, цель, область применения и методы и обязанности по ее выполнению. Поощряйте или требуйте, чтобы авторы СОП использовали единое соглашение об именах для процедур присвоения названий. Посоветуйте им определить сферу действия процедуры, например, к кому относится данная процедура, когда и при каких обстоятельствах. Вы также можете описать, когда не следует использовать каждую процедуру. В разделе «Методы и обязанности» предоставьте пошаговый протокол выполнения процедуры. Шаблон должен содержать простые короткие фразы с глаголами действия.
Предоставить определения и требования к ресурсам. В каждой процедуре должен быть раздел, в котором определены термины, используемые в документе, и указаны любые сокращения. Кроме того, он должен сообщить сотрудникам, какие документы, оборудование или другие материалы им понадобятся для выполнения процедуры. Укажите любые другие связанные процедуры, которые работодатели либо должны выполнить заранее или должны быть осведомлены, чтобы выполнить задачу. Не забывайте другие важные компоненты, которые должен иметь шаблон. К ним относятся дата вступления в силу процедуры и последняя дата пересмотра процедуры.
подсказки
-
В зависимости от вашей компании, также может быть важно назначить уровень безопасности для СОП, чтобы уточнить, какой уровень полномочий необходим для выполнения процедуры. Используйте шаблон, чтобы также описать условия, при которых сотрудник может надежно выполнить процедуру безопасно.
Предупреждение
Всегда включайте указания по охране труда и технике безопасности или, в случае необходимости, нарушения законодательства. Укажите место в шаблоне и используйте методы для выделения важных предупреждений, таких как выделение жирным шрифтом или вставка в боксы этих сообщений. Опишите, что произойдет, если процедура не будет соблюдена или будет соблюдена неправильно, приведет ли это к травмам, гибели людей, повреждению оборудования, неисправным продуктам, штрафам, судебным разбирательствам или закрытию бизнеса.
