Стандартные операционные процедуры (СОП) являются популярным способом предоставления последовательных руководящих указаний сотрудникам в организации. В идеале, если вы схватите кого-то с улицы, этот человек сможет выполнить задачу, не имея ничего, кроме СОП и необходимых инструментов. Ключевой отправной точкой любого портфеля SOP является создание шаблона SOP для согласованности. Вам не нужно никакого модного программного обеспечения или навыков; вам просто нужно сбалансировать необходимые элементы и то, как вы хотите, чтобы шаблон выглядел.
Предметы, которые вам понадобятся
-
компьютер
-
Программное обеспечение для обработки текстов
Откройте новый текстовый документ. Сохраните файл с именем, которое вы хотели бы использовать для шаблона SOP, и датой для контроля версий. Например: «YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010».
Вставьте таблицу в заголовок. Количество строк и столбцов в этой таблице зависит от вас; Имейте в виду, что вам потребуется, как минимум, ячейка для номера СОП, названия и утверждения или даты вступления в силу документа. Вы также можете использовать ячейку для номера страницы и логотипа или названия компании, если хотите. Приятно, что таблица в заголовке повторяется по всему документу при добавлении страниц.
Вставьте большую таблицу на первой странице документа. Эта таблица будет содержать ваш номер СОП и заголовок вверху, за которыми следуют ячейки для подписей ключевых сотрудников, таких как автор документа и утверждающие должностные лица, с подписью их имен, названий и дат. Введите заголовки для каждой ячейки, такие как «SOP Title» для верхней ячейки, «SOP Author» для следующей ячейки и «QA Approval» для соответствующего количества ячеек.
Создайте разделы для введения, обязанностей, материалов и оборудования (если применимо) и процедуры. Другие разделы могут включать глоссарии сокращений, терминов или продуктов. Поскольку это шаблон, вы можете включить одно или два предложения, описывающих то, что ожидается для каждого раздела, если вы планируете иметь несколько авторов СОП.
Отформатируйте ваши разделы. Одним из наиболее распространенных способов представления разделов СОП является запуск системы букв, нумерации или комбинации для каждого раздела. Вы также можете использовать пули и тире. Помните, однако, что при обращении к СОП или их изменении легче указывать на раздел буквой / цифрой.Покажите, как должен выглядеть формат последовательности для каждой последующей строки в разделе, например «A, B, C»; «1, 2, 3»; или «А1, А2, А3, В1, В2, В3».
Вставьте еще две таблицы в конце шаблона. Одна из таблиц должна быть для перечисления внешних ссылок или для приложений и форм, которые вы можете прикрепить к СОП для изменений версии. Другая таблица может использоваться для документирования истории версий СОП и любых причин изменений. Эти таблицы могут продолжать использовать формат нумерации / букв, который используется в остальной части шаблона.
Сохраните документ как файл шаблона только для чтения. Это поможет предотвратить случайную перезапись шаблона, заставив пользователя сохранить документ под другим именем, если он был изменен.
подсказки
-
Сохраните резервную копию вашего шаблона.
