Верховая езда в вашем инвентаре - одна из самых сложных вещей в управлении бизнесом. С оперативной стороны вы всегда будете хотеть знать, сколько продуктов доступно для продажи и когда получить больше. Вашим бухгалтерам также потребуются точные запасы, чтобы они могли держать ваши книги в порядке и предоставлять вам информацию, необходимую для принятия деловых решений. В большинстве, но не во всех случаях вы, вероятно, захотите сделать это с помощью постоянной системы инвентаризации.
Периодическая система инвентаризации
Есть два способа управления вашим инвентарем. Одним из них является то, что называется периодической системой инвентаризации, что означает, что в конце определенного периода - месяца, квартала, года или любого другого, что работает в вашей ситуации - вы закрываете свои двери и физически подсчитываете все имеющиеся у вас запасы., Для целей бухгалтерского учета вы будете называть это итоговым запасом за период. Ваш предыдущий счет инвентаря был начальным запасом за этот период. Вы добавите все свои покупки в начальный запас, вычтете все продажи, и в идеальном мире результат будет очень похож на ваш заключительный запас. Конечно, мы не живем в идеальном мире, и на практике, чем дольше вы ходите между запасами, тем больше разногласий будет появляться. В периодической системе инвентаризации количество инвентаря является точным сразу после его подсчета, что это большое неудобство.
Система вечных запасов
Постоянная система инвентаризации требует гораздо больше настроек, но как только она будет внедрена, ей будет гораздо проще работать. Каждый предмет инвентаря, который вы имеете, вводится в вашу компьютерную систему по мере его приобретения. Когда он выходит из инвентаря, когда он продан или израсходован, он автоматически вычитается из наличного инвентаря в вашей компьютерной системе. Если ваша бизнес-модель вращается вокруг знания того, что у вас есть, и когда вам нужно будет заказывать больше, что применимо практически ко всем бизнесам, использование метода вечных запасов предлагает много преимуществ.
Периодическая и постоянная инвентаризация
Какой подход вы будете использовать для управления запасами, зависит от вашей ситуации. Если вы довольны тем, что работаете по принципу «мама и поп», сохраняя свой бизнес небольшим, а инвентарь - небольшим, вам может понадобиться периодическая система инвентаризации. Установка минимальна, и вы можете считать свой инвентарь так часто, как считаете необходимым. Если ваши планы относительно вашей компании предполагают значительный рост, вы захотите внедрить метод вечных запасов при первой же возможности, в идеале с первого дня.
Недостатком является то, что метод постоянного инвентаризации сложен в настройке и требует значительных инвестиций в компьютеры, программное обеспечение и опыт. Если вы работаете с ограниченным бюджетом, что часто случается со стартапами, эти начальные инвестиции могут быть больше, чем вы можете с комфортом управлять. Иногда вам нужно согласиться на систему инвентаризации и учета, которая обеспечивает базовое управление постоянными запасами в краткосрочной перспективе, но может быть обновлена до более полнофункционального предложения по мере роста вашего бизнеса и доходов.
Это не идеально
Весь смысл постоянной системы инвентаризации состоит в том, что у вас всегда будет точный, актуальный счет того, какие предметы находятся под рукой. Это в целом верно, но в реальном мире всегда существует разрыв между теорией и практикой. Вы потеряете товар из-за поломки и кражи; поставщики будут выставлять вам счета неправильно, вы будете получать заказы, которые превышают или уменьшают на несколько единиц, продавцы будут звонить в отдел продаж или неправильно возвращать деньги и так далее. Хорошая практика обучения, безопасности и обработки инвентаря может помочь свести это к минимуму, но вам все равно придется периодически делать реальный подсчет, чтобы проверять числа, с которыми вы работаете.
Вы можете проводить полную инвентаризацию не реже одного раза в год, или вы можете выбрать «подсчет циклов». Это просто означает, что вы будете выбирать определенные части своего инвентаря для регулярного подсчета в поисках расхождений. Вы можете сосредоточиться только на предметах с наивысшей ценностью или наивысшем объеме, потому что они с наибольшей вероятностью доставят вам проблемы, или вы можете подсчитывать весь свой инвентарь постепенно в течение года и корректировать свой инвентарь при обнаружении ошибок.,
Вечный инвентарь в розничных / оптовых средах
Лучший случай для вечных систем инвентаризации - в рознице. Когда ваш клиент подносит продукт к прилавку, вы звоните ему с помощью какой-либо формы сканера или, возможно, вручную вводя номер детали. Сканирование лучше, когда это возможно, потому что оно уменьшает вероятность ошибок. После того, как продажа будет завершена, ваша система уменьшит доступный инвентарь под рукой, чтобы учесть то, что выходит за дверь в руке вашего клиента.
Если кто-то из ваших продавцов ищет этот продукт с компьютера в другом отделе, то на экране появится новая пересмотренная сумма. Ваша система также может предложить вам заказать больше, когда ваши запасы закончатся, или даже сделать заказ автоматически. Лучшие системы также отслеживают скидки ваших поставщиков и минимальные заказы, поэтому вы можете настроить их, чтобы они не заказывали 950 штук, если есть скидка в 1000. Оптовые торговцы работают так же, за исключением того, что они покупают у производителей и дистрибьюторов и продают их розничным продавцам.
Вечный инвентарь в производстве / производственной среде
Если вы занимаетесь производством продуктов, а не просто их продажей, вы будете использовать постоянную систему инвентаризации немного по-другому. В этом случае элементы в вашем инвентаре являются сырьем или сборочными узлами, и в конечном итоге они станут готовой продукцией. Вам также нужно будет отслеживать сырье, пока они находятся на пути к тому, чтобы стать готовой продукцией, что может занять всего лишь секунду, две или даже несколько лет в зависимости от продукта. В этом состоянии они считаются незавершенными. С эффективной постоянной системой инвентаризации вам никогда не понадобится сырье, и вы будете знать, сколько готовой продукции у вас есть для продажи. Что еще более важно, вы также будете знать, каковы были ваши производственные затраты, даже если ваши материалы колеблются в цене.
ЛИФО и ФИФО Бухгалтерский учет
Ваше физическое управление запасами должно всегда следить за тем, чтобы самый старый продукт на ваших полках продавался первым, даже если он не особо скоропортящийся. Упаковка со временем выцветает, коробки повреждаются и даже стальные гвозди со временем ржавеют. Тем не менее, для постоянных целей бухгалтерского учета вы можете решить, считаете ли вы каждый элемент инвентаря самым старым из имеющихся в наличии или самым новым из имеющихся в наличии. Эти системы называются «первым пришел - первым обслужен» и «последним - первым обслужен», или сокращенно FIFO и LIFO.Если цены растут, самый старый продукт всегда будет самым дешевым, а самый новый продукт всегда будет самым дорогим. Если цены падают, верно обратное. Это имеет некоторые важные последствия для того, как вы учитываете свои расходы.
LIFO, FIFO и COGS
Предположим, в демонстрационных целях, что самый старый предмет в вашем инвентаре был куплен за 85 долларов, самый новый - за 95 долларов, а вы продаете за 110 долларов. Если вы работаете на условиях FIFO, ваша прибыль составляет 110 долларов минус 85 долларов или 25 долларов. Если вы работаете в режиме LIFO, вы будете считать прибыль в размере 15 долларов от одной и той же продажи. Если ваша цель состоит в том, чтобы сообщать о максимально возможной прибыли, возможно, для того, чтобы произвести впечатление или повлиять на потенциальных инвесторов, вам может оказаться полезным использовать метод FIFO. Если вы хотите контролировать свою зарегистрированную прибыль, чтобы минимизировать налоговые накладные, метод LIFO может - в этом гипотетическом случае - иметь больше смысла. Вы можете использовать любой метод, если вы последовательны. Что касается отслеживания вашей фактической стоимости товаров, проданных в розницу, или стоимости производства в производстве, вы можете выбрать метод средневзвешенного значения, который отслеживает ваши фактические затраты по мере их увеличения и уменьшения.
