Бюджетный запрос - это деловое письмо, в котором запрашиваются средства на покрытие расходов и накладные расходы для проекта или отдела в организации. Менее формальный, чем традиционное деловое предложение, этот запрос все же должен придерживаться строгой деловой приписки и предоставлять читателю полное понимание проекта, отвечая на любые вопросы, которые могут возникнуть.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Детальный бюджет
-
Контактная информация аудитории
-
Сопутствующая документация
Найдите правильного человека, который контролирует бюджетные требования для вашего конкретного проекта. В любой организации может быть несколько разных лиц, которые контролируют расходы и бюджетные соображения. Потратьте время, чтобы тщательно исследовать свою аудиторию. Убедитесь, что вы приобрели правильное написание и контактную информацию.
Укажите исторический фон для проекта. Это должно включать в себя любой прошлый опыт с аналогичными проектами, предыдущие бюджеты или планы расходов, а также успех, достигнутый в результате предыдущих усилий. Включите последние тенденции, которые могут повлиять на успех или провал проекта.
Укажите цель для текущего запроса бюджета и предоставьте подробные планы. Укажите, как будут распределены деньги и какие расходы будут покрыты. Например, если бюджет будет расходоваться на персонал и расходные материалы, укажите, какой процент бюджета будет выделен для каждой потребности. Обращайтесь к любым вопросам, которые разумный человек может задать относительно предварительного проекта, чтобы избежать задержек в утверждении или формального отклонения запроса.
Приложите подробный бюджет для расходов по проекту или отделу. Это даст оценивающему человеку точные цифры для проекта. Как и в стандартном бюджете, этот раздел должен включать точные позиции для каждого требуемого расхода. Если точные цифры недоступны, необходимо оценить общие расходы по этой позиции.
Закройте запрос, суммируя важные детали. Обычно это можно сделать в пределах одного или двух абзацев. Затем укажите свое имя и контактную информацию. Предложить дополнительную встречу для дальнейшего обсуждения запроса на финансирование.
подсказки
-
Деловое письмо всегда должно быть чистым и лаконичным. Предоставьте достаточно информации, чтобы представить действительный аргумент для вашего запроса, но не пытайтесь перепродать с пухом. Помните, у вашего читателя будет много проектов для обзора. Не тратьте ее время на неважные детали.
Предупреждение
Будьте осторожны при оценке будущих расходов. Слишком маленькая оценка позиции может привести к тому, что ваш бюджет окажется значительно ниже того, что действительно необходимо. Слишком большая оценка может привести к тому, что ваш бюджет будет сочтен необоснованным и будет отклонен.
