Ваша биллинговая система может быть такой же элементарной, как ручка и бухгалтерская книга, или такой же сложной, как компьютерная и программная программа, предназначенная для управления всем: от расчета сборов до отправки выписок. Помимо сложности, основные билинг-концепции не изменились с библейских времен. Есть еще поставщик услуг, пользователь услуг и плата, которая связывает отношения.
Биллинг начинается с людей
Ваш персонал создает профиль каждого клиента как первый шаг в разработке биллинговой системы, индивидуальной для вашего предприятия. Данные сотрудники собирают имена, адреса выставления счетов и условия, в соответствии с которыми взимаются ваши сборы. Если в этом участвует третья сторона, например, страховая компания, эта информация также защищена. Клиенты могут попросить вас напрямую выставить им счет или снять деньги с кредитной карты.
Ввод и проверка данных
Информация, предоставляемая клиентами, вводится в программное обеспечение или записывается вручную в книгу. Проверка кредитных баллов и страховой компании может быть осуществлена по телефону или через веб-сайт. Вашим сотрудникам может потребоваться доступ к конфиденциальной информации, такой как кредитные баллы, для создания полного профиля вашей биллинговой системы, поскольку некоторые клиенты могут погасить свой долг в рассрочку.
Coding Accounts
Независимо от того, оплачивает ли ваш бизнес одну услугу (консультацию) или множество услуг (консультации, лабораторные сборы, материалы и т. П.), Настройка системы кодирования для классификации каждой услуги и продукта важна для отслеживания денег. Например, стоматологу может быть выставлен счет за чистку, но плата, взимаемая, если стоматолог выполняет процедуру вместо гигиениста, не одинакова, поэтому для выставления счетов используются два кода. Один код может обозначать золотую корону, а другой - менее дорогую фарфоровую шапку. Коды выполняют двойную функцию, позволяя отслеживать расходы и категории, чтобы вы всегда знали, как тратятся время и ресурсы.
Счета выставляются
У вас есть несколько способов настроить систему биллинга для знакомств. Некоторые владельцы бизнеса выставляют счет каждому клиенту в один и тот же день каждого месяца. Если вы не используете компьютер для выполнения этой работы, следуйте этому примеру. Кроме того, ваша электронная система выставления счетов может позволить вам сортировать клиентов по «дате обслуживания». Например, служба 10 июля автоматически сгенерирует выписку 10 августа, используя стандартные 30-дневные циклы выставления счетов. Ваш денежный поток может быть лучше обслужен путем отправки выписок в течение нескольких дней после предоставления услуги. Вы можете использовать как обычную почту, так и электронный биллинг для выставления счетов клиентам.
Счета отслеживаются
Пометка аккаунтов по истечении срока оплаты является важной частью биллинговой системы каждой компании. Напоминания об оплате, согласованные с приложением «просроченных» сборов, являются еще одним преимуществом поддержки компьютерной биллинговой системы. В качестве альтернативы, сотрудники вашего бухгалтерии могут использовать систему «горячих файлов», включающую в себя скользящий список сроков исполнения, который запрашивает телефонные звонки с напоминанием клиентам оплатить счета по истечении срока оплаты.
Коллекторские услуги, аудиты и посредники
Вы можете предпочесть обращаться с вашими собственными услугами по сбору платежей, а не использовать стороннее агентство для контроля за вопросами неплатежей. Периодическая практика самоконтроля улавливает многие виды нарушений биллинговой системы. Вы также можете присоединиться к информационно-координационному центру, созданному для того, чтобы заботиться обо всех аспектах вашей биллинговой системы, от проверок кредитоспособности клиентов до выставления счетов. Эти услуги недешевы, но если вы предпочитаете оплачивать счета, компромисс может стоить затрат.
