Компании, которые имеют мелкие денежные средства для оплаты небольших потребностей по требованию, должны внедрить надлежащие процедуры проверки мелких денежных средств, чтобы гарантировать, что работники используют мелкие денежные средства по соответствующим причинам и должным образом учитывают мелкие наличные деньги по мере использования. Когда это возможно, лицо, которое не имеет доступа к мелкой наличности, должно быть лицом, ответственным за проверку мелкой наличности.
Сроки проведения ревизий
Мелкие кассовые проверки должны проводиться случайным образом и без уведомления других сотрудников. Без случайных проверок сотрудники, которые «берут» мелкие деньги в личных целях, имеют время вернуть деньги на место, прежде чем проверять средства.
Итого по содержанию
Балансирование мелкой наличности в коробке или ящике - это первый шаг в одитинге. Сумма всех мелких денежных сумм плюс поступления за предметы, из которых мелкие денежные средства использовались для оплаты, должна равняться общей сумме мелких денежных средств, удерживаемых для использования. Например, если вы держите мелкие денежные средства в размере 500 долларов США, а для расходов на мелкие денежные средства имеете чеки в размере 150 долларов США, в ящике должно быть оставлено 350 долларов наличными. Неучтенные деньги или квитанции должны быть отмечены в отчете о ревизии, и все сотрудники, имеющие доступ к мелкой наличности, должны быть опрошены о разнице.
Просмотрите квитанции
Каждая квитанция должна четко объяснять купленный товар (ы). Если купленный предмет (ы) не ясен из самой квитанции, то этот предмет (ы) должен быть отмечен в письменной форме в квитанции вместе с любым объяснением, необходимым для расхода. Каждый приобретенный товар должен представлять собой соответствующее использование мелких денежных средств и должен быть одобрен менеджером или руководителем в соответствии с политикой вашей компании. Любое ненадлежащее использование мелких денежных средств, например, для личных вещей, должно быть отмечено в вашем отчете. Любое использование мелких денежных средств для покрытия обычных операционных расходов должно быть отмечено в вашем отчете и объяснено сотрудниками, чтобы вы могли определить, следует ли вносить изменения в рабочие процедуры для покрытия этих расходов другим способом.
Просмотрите Главную книгу
Все мелкие денежные расходы должны быть надлежащим образом отражены в главной бухгалтерской книге. Проверьте квитанции для объяснения расходов и убедитесь, что расходы были проведены на соответствующий счет расходов в Главной книге.
Проверьте приобретенные товары
Когда это возможно, вам следует попросить, чтобы товар (ы) был куплен за мелкие деньги, особенно в случае с товарами длительного пользования. Если сотрудники использовали мелкие денежные средства для покупки небольшого оборудования или других предметов первой необходимости, сотрудники должны быть в состоянии показать вам местоположение объекта (ов).
