Документы Google - это мощный инструмент для обмена файлами, который компании могут использовать для публикации графиков работы. Вы можете сделать это, создав расписание прямо в Google Docs. Регулярно публикуя график работы сотрудников, вы предотвращаете недопонимание, которое может привести к тому, что сотрудники не понимают, что им назначено работать.
Используйте бесплатные шаблоны рабочего графика
Документы Google содержат огромную библиотеку бесплатных и готовых к использованию шаблонов. Чтобы получить доступ к шаблону, откройте новый документ Документов Google, а затем найдите шаблоны со словами «график работы». В большинстве графиков работы сотрудников используется еженедельный формат, поскольку работодатели публикуются еженедельно. Если ни один шаблон не соответствует требованиям расписания, создайте настраиваемое расписание в другой программе.
Создать пользовательское расписание
Как и в Документах Google, в Google Sheets есть шаблоны, которые менеджеры могут настраивать. Найдите их в Sheets под меню Галерея шаблонов. Просто выберите «Расписание» из списка, а затем настройте поля, заменив данные шаблона датами расписания и именами сотрудников. Удалите все строки и столбцы, которые не нужны.
Создайте расписание с нуля, открыв новый файл. Нажмите Начать новую электронную таблицу на главной странице и используйте заголовок, чтобы озаглавить документ как «Еженедельное расписание» или другое желаемое имя. Используйте первую строку, чтобы определить даты, которые охватывает график.
Затем создайте диаграмму, в которой в заголовках горизонтальных столбцов указаны дни недели, а в строках - время смены. Вставьте имена сотрудников в соответствующие сменные поля. Сохраните файл в Google Docs под соответствующим именем файла.
Управление разрешениями сотрудников
Работодатели хотят, чтобы сотрудники читали расписание и, возможно, загружали файл для сохранения на персональных компьютерах или устройствах. Тем не менее, сотрудники не должны иметь права редактировать расписание. По умолчанию Документы Google позволяют сотрудникам читать и загружать файлы, к которым им предоставлен доступ.
Делитесь файлами, нажимая на значок с силуэтом человека и знаком плюс, который обозначает «Поделиться». Введите адреса электронной почты сотрудников, которым вы хотите поделиться файлом. Проверьте разрешения перед отправкой ссылки на электронную почту, чтобы убедиться, что документ доступен только для чтения.
Для разрешений выберите «можно просматривать», а не «можно редактировать», а затем нажмите кнопку «Поделиться», чтобы опубликовать расписание для сотрудников. Сотрудники получают электронное письмо с уведомлением о том, что опубликовано новое расписание. В письме есть ссылка на расписание.
Установить регулярные расписания
Сохранение шаблона расписания облегчает еженедельное планирование. Установите стандартный день и время, чтобы опубликовать расписание и поделиться им со всеми сотрудниками по электронной почте одновременно.
Назовите файлы расписания простым для поиска способом, например, «15 января, расписание смен». Это уменьшает путаницу и позволяет сотрудникам быстро замечать несоответствия или проблемы в планировании. Создайте политики компании, требующие от сотрудников предоставлять желаемое уведомление об изменениях в расписании.
