Виртуальные помощники работают в качестве независимых подрядчиков, предлагая канцелярские и разнообразные услуги, аналогичные штатным секретарям, административным помощникам и канцелярскому персоналу. Они обычно работают из домашнего офиса, оснащенного факсом, компьютером, письменным столом, принтером и доступом в Интернет. Типы программного обеспечения, требуемые виртуальными помощниками, зависят от их отрасли. Все виртуальные помощники используют общий набор программного обеспечения для предоставления услуг и управления бизнесом.
Настольная издательская система
Программное обеспечение для настольных издательских систем включает программное обеспечение для обработки текстов, презентаций, электронных таблиц и баз данных. Виртуальные помощники, работающие в сфере маркетинга, требуют публикации программ для создания листовок, веб-сайтов, открыток, приглашений и различных типов публикаций. Другие требования включают надстройку, включенную в программное обеспечение для обработки текстов, проверку орфографии и грамматики, тезаурус, словарь и переводчики языка.
транскрипция
Транскрипция состоит из записи и написания диктовки; программы транскрипции позволяют легко воспроизводить записанные сообщения. Виртуальный помощник может остановить, запустить, перемотать и приостановить запись. Вы можете отправить записанную расшифровку по электронной почте как есть или в виде сжатого файла. Начиная с 2011 года, распространенные форматы включают MP3 и WMV. Несколько программ записи программного обеспечения совместимы с различными форматами.
счетоводство
Управление бизнесом виртуального помощника требует программного обеспечения для бухгалтерии и выставления счетов. Виртуальные помощники, специализирующиеся в качестве бухгалтера, должны использовать единую систему бухгалтерии. Эти помощники могут создавать счета, цитаты и предложения; учет платежей; и отслеживание рабочего времени с одной программой или с различными программами для публикации на компьютере.
связь
Программное обеспечение для связи является еще одной необходимостью для виртуальных помощников. Доступное программное обеспечение для работы с факсами и электронной почтой предлагает персонализацию и готовые шаблоны. Виртуальные помощники могут создать шаблон, соответствующий их деловому имиджу. Использование услуги интернет-телефонии позволит снизить стоимость междугородних и ежемесячных телефонных счетов. Использование программ электронной почты и факсов в Интернете требует хорошего интернет-соединения.
