Написание внутреннего делового письма подразумевает понимание вашей аудитории и сосредоточение на конкретной цели. Независимо от темы, соображения аудитории и тона имеют решающее значение для предотвращения конфликтов, путаницы и дезинформации. Чтобы обеспечить успех, следуйте структуре, включайте все необходимые детали и тщательно проверяйте. Часто это может помочь вам провести время между составлением письма и окончательным рецензированием, чтобы сохранить объективность и создать наиболее эффективную часть письма. Следовательно, тщательное планирование и управление временем являются важными аспектами процесса написания.
Создать правильное приветствие
Создать правильное приветствие, чтобы открыть письмо с соответствующим тоном. Используйте «Дорогой», «Привет» или «Доброе утро / день», чтобы открыть письмо и проявить уважение и сочувствие к читателю. Например: «Уважаемые коллеги».
Создать вступление. Во введении включите информацию о теме письма, чтобы читатель понял, чего ожидать. Ваше введение может выглядеть так:
Многие из вас задавались вопросом, когда будет закончено строительство нашего нового гаража. Я рад сообщить вам, что строительство планируется завершить к первой неделе апреля.
Напишите эффективный абзац тела и организуйте его визуально, чтобы читатель был занят.
Основной текст содержит больше информации, поэтому организация особенно важна. Используйте маркеры, жирный шрифт или другие методы, чтобы выделить важную информацию.
Закройте письмо с окончанием доброй воли. Это включает в себя установление правильного тона с читателем, поблагодарив их за их время. Это также включает в себя включение необходимой информации на случай, если у читателя возникнут дополнительные вопросы. Например:
Спасибо за ваше время и терпение. Если у вас есть какие-либо дополнительные вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к руководству по адресу электронной почты, указанному ниже.
Распечатайте письмо и проверьте его на наличие ошибок. Найти любые орфографические ошибки, ошибки пунктуации или грамматические ошибки. Используйте словарь и тезаурус, чтобы пересмотреть неуклюжие слова или пассивный голос и избежать повторения.
подсказки
-
При внутреннем письме помните, что ваш документ может быть просмотрен и прочитан любым лицом в компании. Поэтому сохраняйте информацию сбалансированной, объективной, доступной и нейтральной с гендерной точки зрения.
Предупреждение
Даже если вы хорошо знаете своих деловых партнеров или коллег, избегайте неформального или разговорного тона в письме. Создание документа с долголетием важно в письменном общении, и случайные слова и фразы легко могут быть неверно истолкованы.
