Когда дело доходит до сложного механизма, такого как автомобиль, случаются ошибки. Однако, как клиент, вы заслуживаете исправления этих ошибок. Напишите жалобное письмо как официальный способ разрешения конфликта с компанией по ремонту автомобилей. Вам не нужно быть эмоциональным или драматичным, чтобы получить результаты, которых вы заслуживаете. Сосредоточьтесь на поддержании дружеских отношений с бизнесом, чтобы быть объективными и справедливыми в поисках решения.
Адресуйте письмо правильному человеку. Начните с менеджера магазина в месте, которое вы посетили. Если вы не получили лекарство от менеджера магазина, поищите регионального менеджера. Вы можете узнать организационную структуру компании, зайдя на ее сайт или позвонив в штаб-квартиру и запросив контактную информацию менеджера.
Начните свое письмо, изложив график событий. Подробно объясните, что случилось, когда это произошло и с кем вы разговаривали. Например: «В пятницу, 30 июня, я посетил место на 123 Maple Street. Поговорив с торговым представителем Джимом, я согласился получить настройку и замену масла. Мне было предъявлено обвинение в сумме 100 долларов».
Объясните проблему. Будьте как можно более информативным. Например: «Выйдя из магазина, я заметил дребезжащий шум под капотом, когда машина простаивала».
Скажите компании, что именно вы хотите сделать, чтобы исправить ситуацию. Например: «Я хотел бы получить полный возврат за услуги в вашем магазине, а также 45 долларов США, необходимые для устранения ущерба, нанесенного вашему магазину». Будьте честны с препаратом, который вы рекомендуете. Не пытайтесь починить передний бампер, если он не имеет прямого отношения к ремонту, который вы получили в магазине.
Используйте объективный язык. При написании письма не используйте подстрекательский язык. Не оскорбляйте персонал или компанию. Кроме того, не создавайте угрозы компании или персоналу. Просто изложите факты, и средство, которое вы считаете справедливым.
Включите документацию. Приложите ксерокопию счета-фактуры за работу, которую вы проделали в магазине. Включите изображения, которые поддерживают вашу заявку. Кроме того, если вы посещаете другого механика, и новый механик может письменно заявить, что обслуживание было результатом неисправного предыдущего ремонта, включите эту документацию. Просто убедитесь, что вы включили фотокопии и храните оригиналы в надежном месте.
Быть положительным. Если вам что-то нравится в компании или у вас есть опыт работы с клиентами, включите эту информацию. Компания, скорее всего, будет восприимчивой, если сможет удержать вас в качестве клиента.
Включите вашу контактную информацию, чтобы компания могла связаться с вами. Включите номер телефона и адрес электронной почты для наиболее быстрого ответа.
подсказки
-
Используйте формат делового письма при письме в компанию.
