Система расчета заработной платы - это средство, с помощью которого вы обрабатываете свою платежную ведомость, чтобы можно было выполнить необходимые федеральные и государственные требования. В частности, Министерство труда США требует, чтобы вы правильно и своевременно выплачивали вознаграждение работникам; Служба внутренних доходов требует удержания федерального налога на фонд заработной платы; Государственный департамент труда требует, чтобы вы применяли законы штата о труде, а государственный налоговый орган требует удержания налога на фонд заработной платы. При разработке системы начисления заработной платы выберите ту, которая наилучшим образом соответствует вашим потребностям.
Оцените ваши требования к заработной плате, чтобы определить подходящую систему. Ручная система требует ручного расчета заработной платы. Это повышает риск ошибок, поэтому используйте его, только если у вас мало сотрудников. Внутренняя компьютеризированная система требует обработки с помощью программного обеспечения для расчета заработной платы. Используйте его, чтобы упростить обработку заработной платы. Внешняя система требует аутсорсинга начисления заработной платы поставщику платежных услуг. Используйте его, если вы хотите устранить или значительно сократить ваши задачи по обработке заработной платы.
Создайте ручную систему, если вы выбираете именно ее. Купите стандартные табели учета рабочего времени в магазине канцелярских товаров или создайте их с помощью электронной таблицы или программы офисного пакета. Купите чеки на оплату труда в магазине канцелярских товаров или используйте банковские чеки. Используйте печатную машинку, чтобы распечатать чеки или написать их вручную.
Эта система требует, чтобы вы вручную рассчитывали заработную плату и отчисления. Будьте в курсе федеральных законов об удержании налогов, подаче налоговых деклараций и налоговых депозитах через IRS Circular E. Свяжитесь с вашим государственным налоговым агентством для получения инструкций по налогу на заработную плату. Тройная проверка заработной платы перед выдачей чеков. Храните печатные копии отчетов о заработной плате в конфиденциальной зоне.
Создайте собственную компьютеризированную систему, если вы выберете именно ее. Приобретите программное обеспечение для расчета заработной платы, которое наилучшим образом соответствует вашим потребностям. Например, малые предприятия могут использовать QuickBooks, средние компании могут использовать Ultimate Software, а более крупные компании могут использовать Mangrove. Вы можете заставить своих почасовых сотрудников пробивать обычные часы, но компьютеризированная система часов, такая как Kronos, более эффективна, поскольку позволяет импортировать время в программу расчета заработной платы. Программное обеспечение рассчитывает заработную плату и отчисления, позволяет осуществлять прямой депозит, печатать чеки и квитанции об оплате, имеет встроенные в систему таблицы федеральных налогов и налогов штата, а также сохраняет и распечатывает отчеты о заработной плате.
Сделайте внешнюю систему, если вы выберете этот маршрут. Большинство поставщиков услуг по выплате заработной платы требуют, чтобы вы загрузили свои часы заработной платы через Интернет или отправили их по факсу или электронной почте. Поставщик обрабатывает ваш платежной ведомости и отправляет вам зарплатные чеки и отчеты о заработной плате каждый день выплаты. Некоторые компании предоставляют вам онлайн-доступ к своей системе, которая позволяет распечатывать отчеты и чеки на свой собственный лазерный принтер.
При создании этой системы поставщик должен попросить вас подписать взаимосогласованный договор с подробным описанием его услуг и предоставить вам список его цен. Для прямого депозита предоставьте провайдеру свой банковский счет и номер маршрута. Если поставщик будет заниматься вашими делами по налогам и льготам, он должен попросить вас подписать доверенность, дающую на это разрешение.
подсказки
-
Вы можете понести плату IRS за налоговые ошибки, которые делает третья сторона. Следовательно, всегда дважды проверяйте работу поставщика услуг по выплате заработной платы. Создайте блок-схему для вашей системы начисления заработной платы. Диаграмма показывает задачи, связанные с обработкой вашей заработной платы от начала до конца на основе выбранной системы.
