Основная обязанность агента по закупкам - обеспечить достаточные поставки и качество необходимых материалов по наилучшей возможной цене. Основное внимание уделяется качеству, доступности материалов, инвестициям в запасы и ценообразованию. При постановке целей агент по закупкам должен сосредоточиться на действиях и показателях, которые повышают производительность в этих четырех областях.
Качественный
Что бы мы ни покупали, мы ожидаем качества. Материалы должны соответствовать спецификациям, чтобы быть полезными. Зачастую стоимость низкого качества превышает фактическую стоимость материала. Низкое качество может привести к потере трудозатрат, претензиям по гарантии, возможно даже к травме. Агент по закупкам должен иметь показатель качества поставщика, чтобы гарантировать, что выбранные поставщики соответствуют стандартам. Метрика должна отражать количество бракованных товаров, полученных от поставщика, в процентах от общего количества полученных товаров. Цель должна быть установлена с каждым поставщиком. Цифры должны улучшаться с каждым годом.
Доступность материала
Два аспекта доступности материалов заслуживают оценки. Первый фокусируется на том, сколько материального дефицита происходит. Это необходимо измерить, чтобы понять, заказывает ли агент по закупке соответствующее количество материала в нужное время. Если нет, то менеджер по закупкам должен будет вмешаться. если в продуктовом магазине заканчивается продукт, и это происходит в течение двух часов один раз каждые пять лет, это не привлечет к себе пристального внимания, как если бы оно продолжалось три дня и происходило каждые две недели.
Второй аспект - надежность поставок поставщика. Это измеряется путем сравнения поставок поставщика с заказами на покупку. Если поставщик отправляет правильное количество в срок, заказ считается «идеальным». Если количество или дата поставки не соответствуют заказу на покупку, это будет считаться «пропуском». Как и в случае с качеством, цели должны соответствовать целям компании и демонстрировать постоянное улучшение.
Инвентаризация инвестиций
Несмотря на то, что агент по закупкам несет ответственность за обеспечение наличия адекватных запасов, важно, чтобы они также отвечали за поддержание низкого уровня запасов. У немногих компаний есть неограниченные ресурсы, чтобы инвестировать в инвентарь. Таким образом, агент по закупкам должен обеспечить, чтобы общая стоимость запасов находилась в допустимых пределах. Наиболее распространенным показателем эффективности инвентаризации является инвентарный оборот. Обороты инвентаря измеряют, сколько раз в течение данного года инвентарь полностью переворачивается. Например, есть продукт, который компания использует 12 000 единиц в год. Для этого же продукта в любой момент времени было 1000 единиц инвентаря. Рассчитанный оборот инвентаря для этого предмета будет 12 (12000, деленное на 1000). Скорость поворота 12 означает, что инвентарь переворачивается один раз в месяц или 12 раз в год. Чем выше скорость разворота, тем более эффективный инвентарь используется.
ценообразование
При покупке разница между стандартными затратами, связанными с товаром, и фактической уплаченной ценой называется отклонением цены покупки или PPV. PPV обычно измеряется агентами по закупкам, чтобы понять, насколько хорошо или плохо работает этот агент по сравнению со стандартами затрат. Для обеспечения благоприятного PPV агент по закупкам будет привлекать поставщиков для устранения затрат в цепочке поставок. Примером может служить случай, когда агент по закупкам снижает цену, покупая лотом большего размера, или если агент по закупкам смог найти альтернативный источник, который мог бы поставлять по более выгодной цене.
