Большинству тех, кто работает, ежедневно бомбардируют бесконечные электронные письма. Многие из этих писем быстро сканируются и удаляются, даже если они вообще открываются. Когда вы отправляете деловое электронное письмо коллеге, сотруднику или клиенту, вы не хотите, чтобы оно попадало в стопку сброса. Знакомство с форматом деловой электронной почты может иметь значение для чтения вашей электронной почты и ее сброса в виртуальную корзину.
Что такое формат деловой электронной почты?
Формат деловой электронной почты - это хорошая практика для отправки любых писем от имени вашей компании. Это обеспечивает формальную структуру, которая поможет вам передать ваше сообщение и получить ответ.
Элементы деловой электронной почты включают в себя:
- Подробная сюжетная линия. Используйте строку темы, которая побуждает читателя открыть вашу электронную почту. Чем конкретнее вы, тем лучше. Включите несколько слов о том, о чем говорится в письме. Встреча на следующей неделе для обсуждения предложения - а не смутное слово, вроде Привет, Быть конкретным помогает предотвратить попадание вашей электронной почты в спам-фильтр, в первую очередь никогда не попадать в нее получателю.
- Профессиональное приветствие. То, как вы поприветствуете человека, зависит от ваших предыдущих отношений, если они у вас есть. Если вы обращаетесь к кому-то новому или кто занимает более высокую должность, целесообразно использовать более официальное приветствие, такое как Уважаемый мистер Джонс, Если вы уже работали с этим человеком и у вас более случайные отношения, можно использовать имя этого человека, например Привет, Ким. Убедитесь, что имя человека написано правильно, а адрес электронной почты правильный.
- Краткое сообщение. Тело деловой электронной почты должно быть прямым и конкретным. Человек, читающий его, не всегда имеет много времени, поэтому не делайте его слишком длинным и подробным. Используйте короткие предложения и параграфы, и включайте только соответствующую информацию. Например, предложение или два о том, почему вы хотели бы встретиться, и предлагаемые времена. Это также облегчает людям чтение сообщения на их телефонах, где они могут открывать электронные письма. Обязательно используйте базовое форматирование электронной почты, даже если вы испытываете желание использовать много цветов или смайликов.
- Подпись. При отправке делового электронного письма всегда полезно закрыть его подписью. Укажите свое имя, должность, компанию и контактную информацию. Он также может содержать ссылки на ваши социальные сети или веб-сайт, чтобы получателю было удобно иметь к ним доступ. Просто не включайте так много информации, которая выглядит загроможденной. Ваша подпись может быть предварительно запрограммирована в настройках вашей электронной почты, поэтому она автоматически включается в любые отправляемые вами электронные письма.
Почему вам нужно знать формат деловой электронной почты
Деловое электронное письмо по сути похоже на любое другое деловое письмо, но отправляется в электронном виде. И, как и любое деловое письмо, убедитесь, что вы используете правильный формат, чтобы вы выглядели максимально профессионально. Вы не хотите отправлять по электронной почте слишком случайное или безличное письмо, особенно из-за важных деловых проблем.
Формат деловой электронной почты обеспечивает простую структуру, которая может быть адаптирована к любой деловой электронной почте. Оно предназначено для того, чтобы точно сказать получателям, о чем говорится в сообщении, и побудить их открыть письмо и прочитать его. Формат деловой электронной почты также позволяет вам быть формальным или случайным, в зависимости от получателя. Всегда оставайтесь профессиональными и дружелюбными в вашей электронной почте. Напишите таким образом, чтобы получатель прочитал ваше сообщение и ответил на ваш запрос.
Вы представляете свой бизнес с каждым электронным письмом. Изучение формата деловой электронной почты поможет вам произвести хорошее впечатление как на тех, с кем вы работаете, так и на тех, с кем вы хотели бы работать.
Пример формата деловой электронной почты
Точный способ, которым вы форматируете свою деловую электронную почту, зависит от вашей личности, о чем электронная почта и кому вы ее отправляете. Следуйте этому основному формату деловой электронной почты:
Тема: Обзор Летнего Маркетингового Плана
Привет Сэм,
Прилагаю летний маркетинговый план, который я собрал. Буду признателен, если вы сможете просмотреть его и сообщить, если у вас есть какие-либо предложения
У тебя будет время обсудить это со мной в следующий вторник или среду?
Спасибо,
Дженни
название, название компании и контактная информация
Как всегда, не забудьте проверить орфографию и грамматику, прежде чем нажать кнопку отправить.
