Сотрудники, которые оплачивают утвержденные деловые расходы из собственных средств, обычно могут ожидать возмещения от своих работодателей. Чтобы облегчить такое возмещение и гарантировать, что затраты точно записаны в бухгалтерской книге компании, от сотрудников ожидается, что они представят подробный отчет обо всех таких расходах из своего кармана.
Предметы, которые вам понадобятся
-
компьютер
-
Компьютерный принтер
-
(необязательно) Шаблон отчета о расходах компании
Если ваша компания предоставляет шаблон отчета о расходах, откройте его и следуйте его указаниям.
Если нет, соберите свои квитанции вместе и разместите их в хронологическом порядке. Также перечислите все расходы, на которые у вас нет квитанций, таких как пробег автомобиля и непредвиденные расходы, такие как газеты и закуски, приобретенные в торговых автоматах отеля.
Если вы создаете свой собственный отчет без предоставленного компанией шаблона, используйте компьютерную электронную таблицу. Создайте шаблон и скопируйте его на новый лист для каждого нового отчета, который вы готовите. В заголовке каждого листа должны быть указаны ваше имя, название и код отдела, а также период, охватываемый отчетом. Ниже этой информации в вашем шаблоне должно быть не менее пяти столбцов: «Дата», «Получатель платежа», «Назначение» или «Описание» и «Сумма». В зависимости от политики вашей компании может потребоваться добавить дополнительные столбцы для такой информации, как учетные коды, участники собраний и т. Д.
Запишите свои расходы на листе в порядке дат, используя свои квитанции и перечислите в качестве источников. Подготовьте один отчет за период - будь то еженедельно, раз в два месяца, ежемесячно или иным способом, обычно указанным в политике вашей компании. Если у вас есть несколько квитанций за один день, это помогает сгруппировать их по типу расходов, таких как расходы на питание и парковку.
Если вы получаете фиксированную ставку для каких-либо целей, введите ее в отдельной строке в нижней части отчета после полученных расходов.
Если вам возмещается пробег, который вы положили на свой личный автомобиль, вы должны вести автомобильный журнал и ежедневно переносить пробег в свой отчет о расходах в соответствии с политикой компании. Введите пробег в отдельном ряду в качестве отдельной статьи расходов. Введите слова «Персональный автоматический пробег» в столбце «Получатель платежа», мили и начисления за милю в столбце «Описание» (т. Е. «275 миль при 58 центах / миля») и сумму, подлежащую возмещению в столбце «Сумма». Обратите внимание, что у каждого работодателя есть собственная ставка возмещения миль.
Когда все расходы введены, суммируйте их как последний элемент в столбце суммы. Если вы получили денежный аванс для покрытия расходов, вычтите эту сумму из ваших общих расходов. Эта сумма будет вам возмещена.
У разных работодателей разная политика в отношении подачи квитанций. Ваш может потребовать, чтобы вы отправили оригиналы квитанций или отправили сканы или фотокопии. Вам может потребоваться перекрестная ссылка на них, чтобы лицо, занимающееся вашим возмещением, могло проще сопоставить расходы с квитанцией. Если вы подаете заявку на возмещение миль, вы также должны представить копию своего автоматического журнала за период.
Отправьте отчет о расходах в форме и с квитанциями в соответствии с политикой вашего работодателя. Отправьте только рабочий лист, содержащий расходы на текущую неделю, а не весь файл электронной таблицы с пустым шаблоном и много недель расходов.
подсказки
-
По возможности оплачивайте возмещаемые расходы с помощью кредитной карты, которую вы используете исключительно для таких расходов. Это должно помочь вам отслеживать подлежащие возмещению деловые расходы и сверять их оплату.
Избегайте смешения деловых и личных расходов на одной квитанции.
Перепроверьте все отчеты и сопоставьте поступления расходов с суммами, заявленными в отчете. Многие ошибки возникают, когда люди, спешащие с выполнением задания, переводят неверную сумму из квитанции в отчет о расходах.
Всегда консультируйтесь с отделом кадров вашего работодателя, отделом расчета заработной платы или бухгалтерией, чтобы получить рекомендации по точному и своевременному возмещению расходов.
Предупреждение
Никогда не ври о расходах. Это воровство у компании и может привести к неблагоприятным последствиям, таким как прекращение или уголовное преследование.
Узнайте у своего работодателя какие-либо ограничения в отношении того, за что вы можете получить возмещение. Не каждый прием пищи может быть отнесен на расходы, и вы не сможете расходовать такие вещи, как алкоголь, химчистка или услуга парковки. Ваш работодатель должен иметь руководящие принципы относительно того, что является и не подлежит возмещению.
Платите только за свои утвержденные деловые расходы - не оплачивайте чужие расходы, если у вас нет на это полномочий. Также избегайте оплаты расходов другого сотрудника, который получает возмещение расходов.
