Отчет о контактах документирует все темы, обсуждаемые во время встреч, конференций и телефонных звонков. Один такой пример отчета о контактах используется во время сбора средств; В нем кратко изложены темы, которые специалист по развитию фонда обсуждает с потенциальным донором. Отчет поможет вам уточнить любые недопонимания или вопросы о том, какие стороны поделились какой информацией. Написание отчета о контакте может показаться трудным и бесполезным, но в долгосрочной перспективе это может сэкономить время и минимизировать разочарование.
Спросите все имена всех участников встречи, конференц-связи или телефонного звонка. Запишите их в верхней части своего документа вместе с датой и временем начала и окончания собрания.
Делайте заметки по всем важным аспектам встречи, телефонного звонка или конференц-связи.
Введите свой контактный отчет со ссылкой на заметки о встрече. Укажите название компании и лицо, представляющее компанию, а также название другой компании или ее представителя.
Записать дату и средства связи. В бизнес-случаях запишите имена всех сотрудников или людей, которые участвовали в собрании; что произошло важно на собрании; кто что сказал; какая информация обсуждалась и что было достигнуто; следующий пункт, о котором нужно поговорить или все ли решено; и в первом случае - дата следующей встречи.
Просмотрите отчет о контактах и убедитесь, что ничего не пропало. Добавьте недостающие детали.
Отправьте отчет о контактах по электронной почте, факсу или по почте.
