Правильная запись протокола встречи - важный шаг, который можно упустить из виду. В некоторых случаях ведение журнала протоколов собраний может быть юридическим требованием. Независимо от того, является ли это юридическим требованием или нет, это хороший способ сфокусировать внимание каждого на собрании и следить за ситуацией после собрания, а также предоставляет исторический отчет о деятельности организации.
Повестка дня встречи
Установка повестки дня помогает предотвратить дезорганизацию собрания и позволяет составить предварительный план для протокола. Это экономит время и упрощает заполнение пробелов по каждой теме по мере ее обсуждения.
Предварительная информация
Пометьте верхнюю часть документа «Протокол заседания на Дата». В правом верхнем углу перечислите основную информацию о встрече. Запишите название компании, дату и место встречи, а также время начала и окончания встречи.
Кто присутствовал
В протоколе должно быть указано, кто присутствовал на собрании. Укажите имя и должность каждого человека. Если участники из другой организации или звонят по телефону, это следует отметить. Также обратите внимание, кто занял протокол заседания, которым обычно является корпоративный секретарь.
Темы дискуссий
Сохраняйте темы обсуждения простыми при составлении протокола. Не цитируйте то, что сказал каждый человек. Придерживайтесь базового описания темы и четко укажите, какое решение или результат был достигнут. Нет необходимости уточнять подробности в протоколах.
Введите Минуты Немедленно
Введите протокол встречи немедленно. Чем больше времени проходит до того, как будут набраны минуты, тем больше вероятность того, что вы забудете что-то важное. Некоторые считают полезным включать магнитофон во время собрания, чтобы иметь возможность проверять записи по мере необходимости при составлении протокола. Раздайте копию протокола собрания всем присутствующим.
